Как правильно вести кассовую книгу правила заполнения

Всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, зарегистрированным на территории РФ, с целью осуществления операций, связанных с наличными средствами, требуется руководствоваться Порядком ведения кассовых операций, который утвержден Указанием Центробанка 11 марта 2014 г. N 3210-У.

С целью учета операций по приходу и выбытию денежной наличности и денежных документов в кассе предприятия, необходимо оформлять Кассовую книгу.

Как правильно вести кассовую книгу правила заполнения

Кассовая книга – утвержденная унифицированная форма (КО-4), в которой осуществляется регистрация всех операций по движению наличных денег, а также денежных документов в кассе учреждения.

Таким образом, если в организации есть касса, ведение кассовой книги обязательно! Форма КО-4 формируется в 1-м экземпляре. Исключения составляют крупные предприятия, имеющие обособленные филиалы. В данном случае, каждое обособленное подразделение заполняет отдельную книгу.

Необходимо обратить внимание на порядок заполнения и правильность оформления журнала кассира, так как данный документ подлежит тщательной проверке со стороны банка, в котором открыт расчетный счет предприятия, и других контролирующих органов. 

В случае нарушения порядка оформления КО-4, на организацию накладываются значительные штрафы.

Правила заполнения

Надлежит с полной ответственностью отнестись к формированию кассовой книги, для того, чтобы исключить негативные последствия со стороны контролирующих органов.

Алгоритм оформления унифицированной формы:

Титульный лист содержит обязательные реквизиты:

  • наименование организации, которое должно соответствовать учредительным документам/ фамилия, имя, отчество ИП;
  • за какой период оформлена кассовая книга – месяц, квартал, год;
  • наименование подразделения – в случае когда предприятие имеет филиалы, обособленные подразделения;
  • ОКПО – указывается на основании Общероссийского классификатора совокупных юридических организаций и предприятий.

Максимальный срок, за который может формироваться книга кассира, составляет один календарный год, вне зависимости от количества произведенных за этот период операций. В случае когда одного журнала оказалось недостаточно, то заводится следующий и так далее. Записи делаются в хронологическом порядке и не прерываются.

Очередность кассовых книг определяется исходя из дат, указанных на титульном листе.

Важный момент в первый рабочий день года необходимо:

  • все страницы КО-4 пронумеровать и прошить;
  • на последней странице сделать отметку о количестве листов журнала, заверить росписью руководителя и главного бухгалтера учреждения, поставить печать;
  • заполнение книги кассира осуществляется ежедневно по мере проведения операций с наличностью. В дни, когда операций не было, ф. КО-4 заполнять не надо.

Порядок ведения кассовой книги на бумажном носителе

Существует определенный порядок оформления журнала кассира в рукописной форме.
Лист состоит из 2 идентичных частей с линией отреза:

  • 1 часть – непосредственно лист журнала кассы,
  • 2 часть – отчет кассира, к которому подшиваются подтверждающие документы: приходные и расходные ордера, ведомости на заработную плату, доверенности и так далее.

Заполнение двух частей осуществляется одновременно через копирку, после чего одна часть отрывается.

Основанием для осуществления записей в журнал являются ПКО и РКО. Поле «Номер документа» соответствует их номерам.

В конце дня подводится оборот по поступлению и выбытию денежной наличности, и выводится остаток на конец дня. Журнал кассира ведется в рублях и копейках.

Графа «Остаток на начало дня» соответствует графе «Остаток на конец дня» предыдущего листа. Когда это 1-ый лист календарного года – то показателю на конец предыдущего года. Каждую страницу журнала заверяет кассир и главный бухгалтер. Указывается количество ПКО и РКО цифрами и прописью.


Порядок ведения кассовой книги в электронном виде

Существуют некоторые особенности формирования журнала кассы с применением программных средств:

  • Формирование журнала в электронном виде допускается, когда организованы мероприятия по ограничению доступа к финансовым документам;
  • К началу текущего дня требуется составить 2 идентичные печатные формы: «Вкладной лист» и «Отчет кассира». Формы должны отражать требуемые реквизиты и быть пронумерованы по порядку;
  • Журнал кассира формируется за конкретный период, который определяется учетной политикой организации: месяц, квартал, год. На последнем вкладыше надлежит указать общее количество страниц за период: «Пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Требуется обратить внимание: сшитая книга с указанием количества страниц за период подтверждается росписью директора и главного бухгалтера учреждения.

Сам принцип внесения записей в ф. КО-4 аналогичен порядку заполнения журнала рукописным способом.

Кассир обязан:

  • в конце текущего дня проверить правильность заполнения журнала и заверить ее своей росписью;
  • оформить отчет кассира с приложением всех подтверждающих документов и обеспечить передачу его в бухгалтерию учреждения;
  • обеспечить брошюровку и сохранность вкладных листов формы.

Заполнение полей

Пошаговый алгоритм формирования ф. КО-4:

  • В шапке требуется прописать число, месяц, год. Проверить наличие нумерации страницы журнала;
  • По строчке «Остаток на начало дня» проставить цифрами (в руб. и коп.) сумму наличных денег, которая числится в кассе на начало. Данный показатель должен соответствовать гр. «Остаток на конец дня» предшествующей страницы. Если это 1-ая страница нового календарного года последней странице за прошедший год;
  • Графа «Номер документа» содержит данные о порядковых номерах ПКО и РКО;
  • Графа «От кого получено или кому выдано» содержит сведения о направлении расходования денежной наличности, а также об источниках ее поступления. Пример, возврат командировочных расходов от Петрова Е.К.; выдано на хозяйственные нужды Соколову Т.П.; выплата зарплаты;
  • Графа «Номер субсчета или корреспондирующего счета» бухгалтерские проводки:
    по счету 50 «Касса» в корреспонденции с другими счетами. Например: 51 «Расчетный счет», 62 «Покупатели и заказчики», 70 «Заработная плата», 71 «Подотчетные суммы» и т.д. ИП указанный столбец не заполняют;
  • Графы «Приход» и «Расход» отражают суммы средств, которые поступили или выбыли в течение операционного дня (в рублях и копейках через запятую. Пример: 523,64);
  • Строка «Перенос» отражает суммы по столбцам приход/расход соответственно;
  • 2-ая страница: по строчке «Итого за день» обобщается стоимость всех проведенных операций за день отдельно по приходу и расходу;
  • «Остаток на конец дня» рассчитывается по нижеприведенному алгоритму:
    Остаток на начало + гр. 4 «Приход» гр. 5 «Расход». Отражается через запятую в руб. и коп. Самостоятельной строчкой выделяется объем наличности на осуществление выплат по зарплате, выплате социального характера;
  • Необходимо помнить, что пустые строчки журнала перечеркиваются знаком «Z» так, чтобы не оставалось свободных полей;
  • На завершающем этапе необходимо указать ФИО кассира и бухгалтера, количество (прописью) ПКО и РКО.

Обязательное ведение кассовой книги

В соответствии с требованиями действующего законодательства, все организации обязаны хранить денежную наличность на банковском счете, а подавляющее большинство расчетов между юридическими лицами должно осуществляться исключительно в безналичном порядке.

Как правильно вести кассовую книгу правила заполнения

Обратите внимание, когда наличные не используются для осуществления расчетов, оформление книги не требуется. Таким образом, можно выделить 3 категории юридических лиц, которые обязаны вести КО-4:

  • предприятия, которые ведут свою деятельность, используя наличные средства, несмотря на наличие счета в банке,
  • предприятия, которые ведут расчеты безналичным способом, но в обращении имеют наличные средства,
  • предприятия, которые не используют свои доходы на банковских карточках, но пользуются ими.

С июня 2014 г. ИП освобождены от обязанности применения Порядка ведения кассовых операций, на основании Указаний ЦБ № 3210-У от 11.03.2014г.

Кем должна вестись кассовая книга

Унифицированная ф. КО-4 заполняется:

  • кассиром либо иным сотрудником (бухгалтером, заместителем директора), который назначается гендиректором из штата предприятия;
  • непосредственно директором учреждения;
  • индивидуальным предпринимателем либо иным работником из штата фирмы.

Сотрудник, ответственный за осуществление денежных операций, назначается на основании приказа или распоряжения учреждения. С ним заключается Договор о полной материальной ответственности.

На крупных предприятиях контроль за правильностью ведения ф. КО-4, как правило, возлагается на главного бухгалтера. Когда в штате учреждения имеется несколько кассовых сотрудников, назначается старший кассир, ответственный за соблюдение финансовой дисциплины.

Все записи в финансовых документах производит кассир. Он выдает наличные денежные средства из кассы учреждения и подтверждает эти операции записью в форме. Именно кассир заверяет личной росписью каждую заполненную страницу журнала, подтверждая свою ответственность за совершенные операции.

Главный бухгалтер или старший кассир ежедневно в конце текущего дня проверяет правильность оформления ф. КО-4.

Требования для ИП и ООО

Письмом № ЕД-4-2/13338 от 09.07.2014 налоговой службой даны рекомендации по применению требований Положения № 373-П. Надо обратить внимание на следующие моменты:

  • ИП, которые ведут налоговый учет по спецрежимам налогообложения: ЕСХН, ЕНВД, упрощенной системе налогообложения и патентной системе налогообложения имеют возможность не заполнять кассовые документы и унифицированную форму КО-4. Обратите внимание: это право, а не обязанность!
  • Обязаны заполнять форму и оформлять все необходимые первичные документы субъекты малого предпринимательства. Данное положение обязательно к применению!

Если открытое акционерное общество имеет в своей структуре обособленные подразделения, где также осуществляются наличные денежные операции, необходимо оформлять КО-4 каждым таким подразделением.

С целью обобщения информации о финансовых операциях по всему предприятию, необходимо закрепить в учетной политике порядок составления и передачи данных о проведенных операциях в головную бухгалтерию ООО.

На основании Положения № 373-П, осуществление передачи отчета кассира по истечении отчетного периода обособленными филиалами, может осуществляться двумя способами:

  • в электронном виде,
  • на бумажном носителе.

Форматы ведения кассовой книги

Существует 2 варианта формирования КО-4:

  • на бумажном носителе;
  • с использованием специальных программных средств.

Унифицированную форму установленного образца можно приобрести в магазине либо изготовить типографским способом. Журнал, как правило, содержит 50 или 100 листов.

При использовании ПО важно:

  • организовать защиту от стороннего проникновения к финансовой документации предприятия;
  • исключить потерю, внесение неверных данных, дублирование операций;
  • обеспечить архивацию программной базы и формирование резервных копий.

Прошивка кассовой книги

Для этого необходимо:

  • Определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и правильность всех страниц;
  • Пронумеровать все листы;
  • При помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на концах ниток находились сзади книги. На узелки ниток следует наклеить маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;
  • На книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать.

Исправления

Новым порядком 373-П разрешается вносить исправления в журнал кассы. При этом необходимо соблюсти следующие требования: надлежит указать дату внесения исправления, ФИО и подпись лица, ответственного за оформление документа.

Последовательность действий при выявлении ошибки:

  • Составить служебную записку на имя главного бухгалтера о выявленной ошибке;
  • Распоряжением директора назначается комиссия, в полномочия которой входит осуществление контроля за внесением исправлений;
  • Когда ошибка не искажает показатели остатков денежной наличности – аккуратно зачеркивается неверные данные, вносится верная информация. Внесенные исправления заверяются 2-мя подписями – кассира и главбуха. Важно: в случае внесения нескольких исправлений – заверяется каждое;
  • В том случае, когда ошибка влечет за собой исправления в остатках на начало или конец дня и не представляется возможным корректировка зачеркиванием, то перечеркивается вся страница и делается пометка «аннулировано». Далее оформляется новый лист с верными данными. Помните: страницы вырывать нельзя.

Важно! Вносить исправления запрещается:

  • в унифицированную форму КО-4, оформленную в электронной форме;
  • в приходные и расходные ордера.

Проверка налоговыми органами

При осуществлении надзорных мероприятий, налоговые инспектора особое внимание уделяют следующим вопросам:

  • наличию КО-4, правильности и полноты отражения в ней всех операций;
  • выявлению фактов превышения утвержденного лимита кассы.

Обратите внимание: ИП и СМП могут не устанавливать лимит кассы.

Денежную наличность, превышающую утвержденный остаток, надо своевременно зачислять на банковский счет.

Допускается превышение лимита кассы только в период выплаты зарплаты и в выходные дни, в случае осуществления финансовой деятельности.

При установлении нарушений, в отношении предприятия возбуждается административное делопроизводство. Привлечь учреждение к ответственности и наложить штраф возможно только в течение 2-х месяцев со дня совершения правонарушения. Размеры штрафов составляют до 50 тыс. рублей на учреждение и от 4 тыс. до 5 тыс. рублей на директора.

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Как перевести землю из сельхозназначения в ИЖС?

Возведение дома или жилой постройки является самым популярным и наиболее простым способом улучшить условия жизни. ...

Как узнать сумму накопительной части пенсии практические советы

Федеральный закон N 424-ФЗ «О накопительной пенсии» был принят 28.12.2013. Основной принцип этого закона заключается в ...

Срок вступления в наследство по завещанию

Наследство – это имущество, а также имущественные права и обязанности переходящие к другим лицам после ...

Материнский капитал как первоначальный взнос по ипотеке инструкция по оплате

Под материнским капиталом следует понимать поддержку со стороны государства семей, где с 2007 по 2018 ...

Что такое капитализация процентов достоинства и недостатки

  Юридическое определение капитализации вклада Итак, под капитализацией вклада подразумевается начисление процентов на определенную сумму ...

Индексация заработной платы ключевые моменты

Суть и понятие По Конституции России и в соответствии с Международным правом человека на достойное ...

Полис ДМС для иностранных граждан преимущества и недостатки

Добровольное медицинское страхование — вид личного страхования. Оно, в частности, позволяет получать помощь в лечебно-профилактических учреждениях ...

Код дохода 2012 в справке 2 НДФЛ основные моменты

В первую очередь разберёмся в том, кто именно платит НДФЛ в России. Здесь речь идёт ...

Проверка счётчиков воды без снятия поэтапный процесс

Для чего производят проверку счётчиков Согласно постановлению правительства №354, квартиросъемщики обязаны осуществлять своевременную метрологическую проверку ...

Что такое депозит при съеме квартиры нюансы заключения договора

Аренда жилого помещения – это самый популярный вид взаимоотношений, который возникает между физическими лицами. На ...

Страхование автомобиля ОСАГО без страхования жизни основные моменты

Автомобильная застрахованность подразделяется на несколько категорий, в зависимости от того, какие выплаты будут возмещены собственнику транспортного средства. Самое первое  страхование транспортного средства от его кражи или угона ОСАГО. Страхование также подразделяется на добровольное и обязательное гражданское. Страховка автомобиля от его электрических или других поломок, связанных с механической частью транспорта. Застрахованность пассажиров и самого водителя от несчастных случаев. Так называемая «зеленая карта», которая выдается в обязательном порядке застрахованному транспортному средству, выезжающему за пределы Российской Федерации. Обязательно ли страхование жизни при ОСАГО Диагностическая карта ...

Как оформить субсидии на оплату жилищно-коммунальных услуг?

Субсидия – это возмещение населению денежных средств путем перечисления средств из государственного бюджета в счет ...

Налог на дарение недвижимости порядок уплаты

Простая письменная форма договора дарения Договор дарения подлежит регистрации в местном отделении регистрационной службы РФ. ...

Инвентаризационная опись товарно материальных ценностей

Во время инвентаризации, обязательной к заполнению документацией является инвентаризационная опись. Различные виды объектов проверки сопровождаются ...

ИП это физическое или юридическое лицо: основные моменты

Юридическое лицо: общая информация Юридическое лицо  организация, которая имеет обособленное имущество и отвечает им по ...

Образец акта приема-передачи транспортного средства необходимые данные

Типы актов приёма-передачи ТС При аренде автомобиля Арендуют автомобили многие автолюбители, у которых на данный ...

Оплата командировки в выходной день порядок расчета

Какие расходы оплачивает предприятие Виды, а также объемы издержек (сколько и за что платить) определяет ...

Где смотреть серию и номер полиса ОМС советы по использованию полиса

В Конституции РФ закреплены права граждан на медицинскую помощь. Для реализации государственных гарантий была создана ...

Где получить полис ОМС необходимые документы

Полис обязательного медицинского страхования заверяет право владельца на получение бесплатного медицинского обслуживания в Российской Федерации ...

Что такое ДМС страхование и основные виды

Добровольное медицинское страхование (ДМС) – это форма личного или самостоятельного страхования. Оно позволяет пользоваться медицинскими ...

Сроки выплаты декретных нюансы получения

Состояние будущей матери вполне можно назвать парадоксальным. С одной стороны, масса позитивных эмоций от осознания ...

Налог при вступлении в наследство по завещанию практические советы

Наследство — это движимое и недвижимое имущество, которое после смерти владельца, передается в собственность другому ...

Упрощенная процедура банкротства практические нюансы

Банкротство (несостоятельность) подразумевает неспособность предприятия-должника рассчитаться с кредиторами. Существует определение общего и упрощенного банкротства. Понятие ...

Как составлять график отпусков ключевые моменты

В соответствии с действующим законодательством нашей страны всем лицам в обязательном порядке полагается временное освобождение ...