Правила заполнения трудовой книжки практическое руководство

Трудовая книжка официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина. Заполнение её требует от кадровика значительно большей бдительности и внимания, чем регистрация любого иного акта.


Нормативные акты

Работа с трудовыми книжками регламентирована тремя нормативными актами:

  1. Статья 66 ТК РФ оповещает, что в документе желательно регистрировать все исходные данные о сотруднике, переводах на иную службу, уходе с непременным предписанием моментов прекращения трудового договора. В книжке обозначается вся информация начиная с учебы, и заканчивая всеми трудовыми вознаграждениями. Если рабочий пожелает то заносятся исходные данные о работе по совместительству.
  2. Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»:
    • Вид трудовой книжки, вид вкладыша.
    • Советы по ее заполнению и ведению.
    • Трудовые книжки нового формата начали использовать с 1 января 2004 года. Экземпляры старого образца у рабочих возврату и обмену не подлежат и считаются действительными.
  3. Постановление Министерства труда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по ведению трудовых книжек»:
    • Советы по верному ведению записей согласно с приложением № 1.
    • Вид приходно-расходной книги по учёту бланков и вкладыша (Приложение № 2).
    • Вид книги учёта движения документов (Приложение № 3).

Заполнение титульного листа

Вся информация о сотруднике фиксируется сразу на титульном листе, и записывается последующим способом:

  • Фамилия, имя, отчество целиком. Никакие сокращения в этом случае недопустимы. Год рождения.
  • Полная запись об образовании без сокращений.
  • Профессия или специальность, которая была получена в период обучения.

План действий:

  1. Имя. Должно быть написано в полной форме, как и в паспорте, без использования сокращённых форм и инициалов.
  2. Дата рождения. Для её записи применяются арабские цифры. При указании числа и месяца используются двухпорядковые числа, а год записывается четырёхпорядковым.
  3. Образование. В этой строке пишется уровень имеющегося образования, которое может быть средним профессиональным, высшим или другим. Сюда можно внести информацию и о не оконченном на текущий момент образовании.
  4. Специальность. Здесь вписывается основная рабочая специальность владельца книжки, полученная им в учебном заведении. Эти сведения уточняются также по предоставленным документам об образовании.
  5. Дата заполнения. Фиксируется важная дата – день оформления первой записи в книжке. Характерная особенность указания даты в этой строчке – месяц можно написать прописью, и это не будет считаться ошибкой.
  6. Подпись владельца книжки. Расписывается сам трудоустраивающийся.
  7. Подпись сотрудника. Тут возможны варианты. В идеале ведать подобными вещами должен отдел кадров, соответственно, подписи в книжках делает его начальник. Однако не у каждой фирмы есть своя кадровая служба, поэтому часто такая ответственность бывает возложена на бухгалтера, а то и на руководителя.
  8. Печать. Она заверяет собой всё, что было указано ранее. Это может быть официальная печать фирмы или её кадровой службы, если таковая имеется.

После всех внесённых данных о сотруднике обязательно специалистом отдела кадров указывается число заполнения. Затем наёмный рабочий собственной подписью на титульном листе её удостоверяет.

Первую страницу необходимо подписать лицом, отвечающим за управление и выдачу книжек, после фиксируется печать компании. Нередко при внесении данных допускаются опечатки в фамилии имени или отчестве сотрудника. Что делать если ошибка имеет место быть? Тогда выносится исправление за подписью и печатью рядом с исправленным местом.


Введение данных об основной работе

  • Название фирмы. Записывается в третьей графе таблицы сначала полностью, без аббревиатур типа ООО, ЗАО и пр., а потом дополнительно в скобках подписывается и сокращённая форма названия.
  • Номер записи. В нужную графу таблицы вписывается порядковый номер абсолютно любой записи о работе, т.е., к примеру, при первом трудоустройстве это будет номер «1», при переводе – «2», и так далее. Эта цифра размещается на строке, следующей после названия фирмы, а само название образует своего рода «шапку» над всеми последующими отметками.
  • Дата. Дата официального оформления на работу заносится в специально предназначенные для этого столбцы таблицы арабскими цифрами. Что касается строки, то информация располагается на той же строчке, что и порядковый номер этой записи.
  • Запись об оформлении на работу. Она пишется в третьем столбце и начинается с той же строки, на которой записана дата устройства на работу. Указываются название того подразделения фирмы, куда принят сотрудник, и его должность.
  • Указание документа, ставшего основанием для трудоустройства владельца книжки. Обычно им бывает приказ о приёме нового сотрудника на работу. Эта информация вносится в последнюю графу на той же строчке, что и предыдущая запись.

Работа по совместительству

  • В трудовом подряде с человеком, который работает как на основной работе, так, и по совместительству следует обозначить, что эта служба для него и будет совмещением. И работа осуществляется в свободное время от ведущей работы.
  • Кадровик вписывает последовательный номер записи и дату приёма по совместительству. Эти данные записываются за надписью об основной работе.
  • По должности, по совместительству, надлежит обязательно обозначить подразделение. И непременно вписывается запись что, предоставленная работа для него числится совмещением. В качестве причины для фиксации такой записи считается приказ о приёме на дополнительную должность.
  • Если человек функционирует на двух фирмах, но в различных организациях, то ему требуется взять копию приказа о приёме со второго места работы и принести кадровику для внесения необходимых записей. Справку о деятельности по совместительству желательно беречь в книжке и показывать при надобности.

Передвижение на иное место работы или смена должности

Сотрудника повышают в должности, это документально оформляется. Изначально создаётся приказ, где обозначена причина повышения и сама должность.

Но при этом стоит помнить, так как у сотрудника он меняется, соответственно и меняются его должностные обязанности. В связи с этим руководитель заключает с работником новое трудовое соглашение, где обозначены его обязанности. Все перемены фиксируются в документе.

Поводом служит приказ формы Т8. В книжке осуществляется заметка о переводе сотрудника с одной должности на другую, вписывается номер и дата приказа, и делается соответствующий номер записи.

Увольнение

По окончании трудового контракта тоже вносится в книжку запись. Конечно, обозначается последовательный номер, причина увольнения какой бы она ни была и причина. Основой появляется указ ил выписка из приказа, по какой причине увольняют работника.

План действий:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата. Указывается дата заключительного рабочего дня, цифры должны быть арабскими.
  3. Причины. В третьей графе, где записываются должность и место работы, нужно внести отметку о причине увольнения, не забывая сослаться на нужную статью ТК.
  4. Основание. В последней графе вписываются данные того документа, на основании которого произошло увольнение.
  5. Печать. После оформления всех записей нужно скрепить их печатью, а также подписью руководителя фирмы или другого уполномоченного на это лица. Уволившийся сотрудник тоже ставит подпись, и увольнение можно считать состоявшимся.


Исправления

В документе разрешено регистрировать перемены и дополнения:

  1. Записываем перемены в раздел «сведения о работнике». Любые поправки, которые затрагивают имя, отчество и фамилию рабочего учтены пунктом 2.3 «руководство по ведению трудовых книжек». Для введения перемен следует предъявить мотив, которым считаются все нужные документы, удостоверение о поправке фамилии, имени или отчества. Поправки вписываются на титульный лист. Запись, подлежащая корректированию, зачёркивается одной линией, а поверху вносится новое сведение. Потом вводится роспись кадровика и ставится печать компании.
  2. Поправления анкетно-биографических данных:
    • Если при исходном введении данных кадровиком была внесена погрешность, то бланк ликвидируется и берётся новый документ. При ликвидировании первого экземпляра составляется акт о списании уничтожении испорченных бланков.
    • Когда была допущена погрешность, то в предоставленном случае поправки записываются в соответствии с едиными предписаниями. Как уже говорилось ранее, ошибочная запись зачёркивается маленькой линией. Сверху записывается последняя запись. Впоследствии ставится автограф кадровика и, несомненно, печать организации.
  3. Перемены в сведениях об образовании, специальности, квалификации. На время своего нахождения на предприятии сотрудник может приобрести дополнительное образование, выучиться новой профессии.

Сроки оформления

В согласовании со статьёй 66 ТК РФ, директор организации обязуется организовывать руководство и сохранение документов своего персонала, функционирующего на этом предприятии более пяти дней. Это если участок работы значится главным. Таким образом, когда записывали информацию в бланк на сотрудника в первый раз, то кадровик заводит новый документ не позже 7 дней со дня принятия на работу.

Если информация о деятельности персонала не вписана в книжку до завершения пятидневного срока, и в этот момент работник написал заявление на увольнение, отработав менее обозначенного срока, то со стороны отдела кадров это не правонарушение. Если запись сделана, и рабочий захотел уволиться через пять дней, то — это тоже не будет ошибкой. Так как п.10 Правила сообщают, что рекомендуется писать любое сообщение о человеке как приём на работу, так и увольнение.

Если была создана отметка о приёме, то при увольнении оттуда обязательно фиксируется запись об этом.

Таким образом, если разобраться что заполнение трудовой книжки, на первый взгляд, может показаться весьма лёгкой работой. Однако, заполнение требует большой внимательности и необходимого багажа знаний.

Для того чтобы, из общего трудового стажа из-за неосведомлённости кадровика, не исчезли рабочие периоды, периодически просите копию своей трудовой, чтобы просмотреть внесённые данные, и если обнаружена ошибка, то её можно по горячим следам, сразу же исправить. Осуществляя такой контроль, вы будете уверены с правильности занесения периодов работы.

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Кому положены и как получить субсидии и льготы на оплату коммунальных услуг?

Часто бывает, что большое количество людей не догадывается о том, что может получать бонусы и ...

Скидки и льготы на коммунальные услуги ветеранам боевых действий и военнослужащим

Особой привилегией обладают защитники государства и всех жителей земли, ведь в случае глобальной опасности они ...

Временные переводы на другую работу порядок оформления

Под данным термином, принято понимать, смену трудовых функций сотрудника с постоянным или временным признаком, а ...

Льготы педагогам и медработникам по оплате коммунальных услуг

Из всех видов профессий самыми близкими к нам учителя и медицинские работники. Сложно найти сейчас ...

Что такое аннуитетные платежи главные преимущества

Основные виды платежей по кредиту Существует 2 вида платежей по кредиту: Дифференцированные платежи. Аннуитетные платежи. ...

Заявление за свой счет на один день правила составления

Определение понятия «отгул» кратко временный промежуток отдыха, который предоставляется сотруднику предприятия либо в качестве компенсации ...

Положены ли льготы пенсионерам и ветеранам труда по оплате коммунальных услуг

Потрудившись длительное время на благо страны и прожив долгую жизнь, хочется во время заслуженного отдыха ...

Льготы и скидки многодетным семьям на оплату коммунальных услуг

Дарить жизнь – само по себе чудо. А тем, кто помогает появиться на свет сразу ...

Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования

Журнал регистрации приказов по личному составу (далее – будем называть его по первому слову наименования) ...

Сколько можно ездить без страховки?

Обычно ДТП никогда не происходит в нужное время. В большинстве случаев виновники аварии не могут ...

Как вернуть 13 процентов от покупки квартиры поэтапный процесс

Собственники квартир, имеют право возвратить налог при покупке квартиры. Для этого необходимо обратиться в налоговую, предоставив ...

Как и в каком размере предоставляются льготы по оплате коммунальных услуг для инвалидов

Часто в жизни люди оказываются в сложных ситуациях из-за проблем со своим здоровьем или здоровьем ...

Как разделить лицевой счет в муниципальной или приватизированной квартире?

С разъединением лицевого счета на жилплощадь часто сталкиваются граждане, которые не могут договориться о добровольном ...

Заявление о перерасчете коммунальных платежей: образец документа и полезные советы

Сложные отношения складываются у пользователей услуг ЖКХ с их поставщиками. Если повезет, то вам никогда ...

Как производится расчет и начисление платы за коммунальные услуги в многоквартирных домах

Дома и квартиры связаны между собой как физически – коммуникации, так и абстрактно – ТСЖ ...

Как можно узнать задолженность по квартплате: традиционные и современные способы

Многие из нас стараются делать обязательные платежи вовремя. У кого-то самодисциплина на высоком уровне, кто-то ...

Если приходится экономить: сколько времени можно не платить квартплату?

Ежемесячно мы делаем массу платежей: коммунальные, за всевозможные услуги связи, за детские сады-кружки-секции, кредитные и ...

Как расторгнуть договор в одностороннем порядке процедура расторжения

Основные задачи договора Устанавливать новые отношения между сторонами. На его основании участники сделки, фиксируют возникновение ...

Проводка начисление зарплаты ключевые моменты

Одним из основных доходов граждан является заработная плата, размер которой оговаривается в условиях трудового договора ...

С чего начать приватизацию квартиры достоинства и недостатки

Приватизация в СССР стала знаковым событием, которое определило начало массовой частной собственности на жилье. Если ...

Курение соседей в подъезде и на балконе: запреты, штрафы и прочие методы борьбы

Одни просто не любят табачного дыма из-за его запаха, другие в накуренном помещении начинают задыхаться. ...

Формирование земельных участков под многоквартирными домами

В многоквартирных домах проживают около 100 млн. россиян, что составляет 2/3 от общей численности населения ...

Соглашение о разделе наследственного имущества практические нюансы

Понятие и суть соглашения о разделе наследственного имущества Нужно сказать, что данный документ обладает рядом ...

Срок вступления в наследство по закону порядок и место оформления

Основные виды наследования Наследование на законных основаниях Наследование осуществляется если передаваемое в полную собственность причитающееся ...