Положение о командировках в 2018 году: образец

Положение о командировках в 2018 году: образец

Законодательно обязанность компании составлять Положение о командировках нигде не закреплена. Все сведения о том, как направить работника в служебную командировку, какие гарантии ему положены, как отразить расходы, связанные с командировкой, в налоговом учете можно найти в различных нормативно-правовых актах. Кроме того, Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) регулирует некоторые вопросы, связанные с направлением сотрудников в командировки. Но оно, к сожалению, содержит лишь общие правила.

Поэтому для работодателя стоит разработать свой документ, в котором будут сведены воедино все правила Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ). Причем такое Положение поможет не только систематизировать правила командирования работников, но и обосновать расходы компании на служебные поездки в споре с налоговиками.

Обратите внимание, в 2018 году лимитов по страховым взносам для суточных не было: любой размер суточных не облагался взносами. Компании платили со сверхлимитных суточных только НДФЛ, поэтому заменяли часть зарплаты компенсацией, чтобы снизить взносы. Такой способ экономии потеряет актуальность. В2018 году взносами облагаются суточные более 700 рублей mdash; для поездок по России и более 2500 рублей mdash; для заграничных командировок. Поэтому, если решите снизить суточные, измените положение о командировках.

Положение о командировках 2017. Как составить

Положения о командировках это внутренний документ компании, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Поскольку составляется Положение о командировках каждым работодателем по его усмотрению, то и обязательных требований к содержанию такого документа в законе нет. Компания может составить Положение с учетом специфики своей деятельности, включив в него, например, следующие разделы:

  • общие сведения (определение понятия командировка, ее сроки, круг лиц, на которых распространяется Положение);
  • порядок направления в командировку, отчет о командировке (порядок документооборота);
  • порядок оплаты труда командированных работников, социальные гарантии;
  • перечень статей и нормы командировочных расходов, порядок и условия их признания с учетом правил налогообложения.

В Положении нужно детально прописать случаи, когда и в каком размере компания будет возмещать работнику командировочные расходы, предусмотренные постановлением № 749 и требующие закрепления в локальном нормативном акте компании.

Положение утверждают приказом руководителя компании.

Все сотрудники должны быть ознакомлены с Положением о командировках под роспись. Если в компании есть работники, которые не направляются в командировки (например, охранник или уборщица), их знакомить с положением не обязательно (ч. 3 ст. 68 ТК РФ), потому что оно непосредственно не касается выполнения ими должностных обязанностей. Для этих целей удобнее всего сделать в конце Положения лист ознакомления в виде таблицы.

Скачать образец можно по ссылке в конце статьи.

Положение о командировках образец 2017

Общество с ограниченной ответственностью ОМЕГА

ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

_____ В.В. Петров

г. Москва 06.03.2017

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и определяет особенности порядка направления в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств работников ООО ОМЕГА (далее Организация).

1.2. Служебная командировка поездка работника по распоряжению руководителя Организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

1.3. Настоящее Положение распространяется на всех работников Организации, включая директора.

1.4. К служебным командировкам не относятся:

служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы, если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами;

выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);

поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования.

2. Срок и режим командировки

2.1. Срок командировки работников определяется решением руководителя организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

2.2. Фактический срок пребывания сотрудника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.

Служебную записку работник по возвращении из командировки представляет работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)

2.3. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

2.4. Явка работника на работу в день выезда в командировку или в день приезда из командировки решается по договоренности с директором Организации.

2.5. На работника, находящегося в командировке, распространяются режим рабочего времени и правила распорядка предприятия, учреждения, организации, в которое он командирован.

2.6. В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности работник обязан незамедлительно уведомить о таких обстоятельствах работодателя.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства подлежат удостоверению надлежаще оформленными документами соответствующих государственных (муниципальных) либо иных медицинских организаций, имеющих лицензию (сертификацию) на оказание медицинских услуг. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.

Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного местожительства.

3. Документальное оформление служебной командировки

3.1. Основанием для направления работника в служебную командировку является решение о направлении в командировку, оформляемое в произвольном виде.

3.2. На основании решения о направлении в командировку работник кадровой службы издает приказ о направлении в командировку в соответствии с формой № Т-9 (№ Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

3.3. Информация о командировании работника вносится в журнал регистрации работников, выбывающих в командировку.

4. Командировочные расходы

4.1. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

4.2. Работнику, направленному в командировку как внутри России, так и за ее пределы, возмещаются следующие расходы:

на проезд до места назначения и обратно;

по найму жилого помещения;

фактически произведенные с разрешения или ведома работодателя и документально подтвержденные целевые расходы:

сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;

на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

на провоз багажа;

на служебные телефонные переговоры;

по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;

связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

4.3. За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные.

Если работник может ежедневно возвращаться домой, то суточные не выплачиваются.

Для командировок по территории России суточные устанавливаются в размере:

руководителям филиалов 3000 руб.,

всем остальным работникам 1000 руб.

За каждый день нахождения в командировке за пределами России работнику выплачиваются суточные в размере:

руководителям филиалов 100 евро,

всем остальным работникам 70 евро.

4.4. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями.

При проезде к месту командировки воздушным транспортом директору, заместителям директора возмещается стоимость проезда бизнес-классом. Остальным работникам возмещается стоимость проезда экономическим классом.

При проезде к месту командировки железнодорожным транспортом директору и заместителям директора возмещается стоимость проезда в вагоне СВ фирменного поезда, остальным работникам возмещается стоимость проезда в купейном вагоне фирменного поезда.

Работнику возмещаются расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, в том числе на такси, на провоз багажа. При отсутствии документов, подтверждающих размер расходов на проезд в аэропорт или на вокзал, на провоз багажа, расходы возмещаются в размере 1000 руб. за одну поездку.

Суточные в иностранной валюте выплачиваются работнику при направлении работника в командировку за пределы территории России в размерах, определяемых настоящим Положением.

Суточные выплачиваются по следующему правилу:

при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;

при следовании на территорию России дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

4.5. Расходы в связи с возвращением командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения директора Организации только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отзыв из командировки, болезнь) при наличии документа, подтверждающего такие расходы.

4.6. Возмещение расходов на перевозку багажа весом свыше установленных транспортными предприятиями предельных норм не производится.

4.7. Работнику возмещаются расходы на служебные телефонные переговоры. При отсутствии документов, подтверждающих произведенные расходы (детализированные счета оператора связи), затраты возмещаются в сумме 200 руб. в сутки.

4.8. Командированному работнику за один рабочий день перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

4.9. Работнику возмещаются фактические расходы по бронированию и найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, но не более 5000 руб. за сутки.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах:

700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России;

2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте служебной командировки со дня прибытия командированного в пункт назначения и по день выезда из него.

4.10. За время задержки в пути без уважительных причин работнику не выплачиваются заработная плата, суточные, а также не возмещаются расходы по найму жилого помещения и другие расходы.

5. Плата за работу в выходные дни в командировке

5.1. Если работник выезжает в командировку в нерабочий (выходной, праздничный) день, то день отбытия считается первым днем командировки, оплата за который предоставляется в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ, то есть как за работу в выходной или нерабочий праздничный день. Аналогично решается вопрос в случае приезда работника из командировки в нерабочий (выходной, праздничный) день.

5.2. Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ. Конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. При этом по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

6. Гарантии при направлении работников в служебные командировки

6.1. На основании статьи 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку, а также во время нахождения работника в пути к месту командирования (из места командирования) ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

6.2. В случае направления работника-совместителя в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по их взаимному соглашению.

6.3. При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату:

расходов на проезд;

расходов по найму жилого помещения;

дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

7. Порядок представления отчетности, связанной с направлением работников

в служебные командировки

7.1. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных им суммах.

Вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию документы (в оригинале), подтверждающие размер произведенных расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, кредитной картой, безналичным перерасчетом). При зарубежных командировках к отчету прилагается ксерокопия отметок в заграничном паспорте.

7.2. К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;

документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;

документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные расходы производились работником лично;

документы, подтверждающие расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров;

документы, подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, если указанные действия не производились Организацией;

документы, подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

7.3. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах, установленных пунктом 4.10 настоящего Положения.

7.4. При непредставлении документов, подтверждающих расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные расходы производились работником лично, расходы возмещаются в размере стоимости проезда до места командировки и обратно в вагоне купе или стоимости авиабилета эконом-класса.

7.5. При непредставлении документов, подтверждающих расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы возмещаются в размере 1000 руб. за одну поездку.

7.6. При отсутствии документов, подтверждающих стоимость служебных телефонных переговоров, расходы возмещаются в сумме, установленной пунктом 4.6 настоящего Положения.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы по получению виз, и расходы, связанные с обменом наличной валюты, данные расходы не возмещаются.

7.7. Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, подлежит возвращению работником в кассу в той валюте, в которой был выдан аванс, не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

7.8. В случае невозвращения работником остатка средств в срок, определенный в пункте 7.7 настоящего Положения, соответствующая сумма возмещается путем удержания из заработной платы работника с учетом предельной суммы удержания, установленной статьей 138 Трудового кодекса РФ.

7.9. Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан подготовить и представить должностному лицу, принявшему решение о командировании, отчет о проделанной им работе либо об участии в мероприятии, на которое он был командирован.

Работником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке прилагаются оригиналы либо ксерокопии документов, полученных им или подписанных и врученных им от имени Организации.

Работником, командированным для участия в каком-либо мероприятии, к отчету о командировке прилагаются полученные им как участником мероприятия материалы.

Положение о командировках и налоги

Налоговое законодательство позволяет учитывать затраты на командировки в составе расходов, не связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Перечень таких расходов является открытым, но для их признания в целях налогообложения прибыли лучше закрепить конкретные статьи затрат в Положении (письмо Минфина России от 27.05.2009 № 03-03-06/1/349).

Суточные. В целях исчисления налога на прибыль суточные не нормируются, то есть учитываются в расходах полностью. А вот при расчете НДФЛ они не облагаются налогом только в пределах норм 700 рублей для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Если компания готова выплачивать суточные в больших размерах, то она должна закрепить их в Положении и удерживать НДФЛ с суммы превышения (письмо Минфина России от 26.07.2016 № 03-04-07/44237).

Обратите внимание, в 2018 году лимитов по страховым взносам для суточных не было: любой размер суточных не облагался взносами. Компании платили со сверхлимитных суточных только НДФЛ, поэтому заменяли часть зарплаты компенсацией, чтобы снизить взносы. Такой способ экономии потеряет актуальность. В2018 году взносами облагаются суточные более 700 рублей mdash; для поездок по России и более 2500 рублей mdash; для заграничных командировок (Федеральный закон от 03.07.2016 № 243-ФЗ). Поэтому, если решите снизить суточные, измените положение о командировках.

Проезд и проживание. В Положении можно предусмотреть обязанность работодателя возмещать сотруднику расходы на проезд в месте командировки на городском транспорте и такси. В этом случае чиновники не возражают против их учета при исчислении налога на прибыль.

Положение также может освободить компанию от взносов, если сотрудник потеряет документы по гостинице или у него их просто не будет. Если в локальном акте будет предусмотрен размер возмещаемых не подтвержденных документально расходов по найму жилья, то взносы можно не платить (письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19).

Правда, в такой ситуации НДФЛ не будет облагаться лишь возмещение расходов в пределах 700 рублей в сутки (2500 руб. по загранкомандировкам). А на расходы по прибыли отнести эти суммы не получится (письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51).

Суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ, действующему в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (письмо Минфина России от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Доплата до фактического заработка. Зарплата за время командировки рассчитывается исходя из среднего заработка сотрудника. Как правило, это меньше его ежемесячный зарплаты. Поэтому если компания принимает решение доплачивать сотруднику до фактического заработка, то такую оплату можно закрепить в Положении. Тогда получится списать ее на расходы по прибыли (письмо Минфина России от 03.12.2010 № 03-03- 06/1/756).

Другие расходы. В Положении также можно закрепить, как возмещаются расходы на мобильные разговоры в командировках, билеты в бизнес-классе, стоимость питания и услуг в VIP-залах аэропортов и вокзалов, затрат по поездке в командировку на личном транспорте, другие расходы. Также может быть предусмотрено, что командировочные сотрудникам перечисляются на банковскую карточку, и т. д.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Как сокращать рабочий день в отпуске по уходу за ребенком

Как сокращать рабочий день в отпуске по уходу за ребенком Сотрудница вправе работать неполный день ...

До 21 августа новым организациям надо отчитаться о численности

До 21 августа новым организациям надо отчитаться о численности Организации, которые были зарегистрированы в июле, ...

Сообщить ФМС о приеме иностранца надо за три дня

Сообщить ФМС о приеме иностранца надо за три дня Если организация заключила трудовой договор с ...

Расхождения в декларации по НДС за 2 квартал 2015 года

Расхождения в декларации по НДС за 2 квартал 2015 года Прежде всего, инспекторы сверят вычеты ...

Госдума приняла в первом чтении закон о новом пособии на детей с 2018 года

Госдума приняла в первом чтении закон о новом пособии на детей с 2018 года Новым ...

Применение стандарта главного бухгалтера

Применение стандарта главного бухгалтера О применении стандарта главного бухгалтера «УНП» рассказал Иван Шкловец, замруководителя Федеральной ...

Раздел 8 декларации по НДС за 3 квартал 2016 года

Раздел 8 декларации по НДС за 3 квартал 2016 года Порядок заполнения раздела 8 декларации ...

Безопаснее уточнить декларацию за каждый период с ошибкой

Безопаснее уточнить декларацию за каждый период с ошибкой Если компания занизила налог к уплате, кодекс ...

КБК2018 (коды бюджетной классификации)

КБК2018 (коды бюджетной классификации) Смотрите и скачивайте КБК на2018 год по всем налогам, взносам и ...

ФТС обновила перечень соответствия кодов платежей и КБК

ФТС обновила перечень соответствия кодов платежей и КБК ФТС изменила перечень соответствия взимаемых налогов, сборов ...

Закон о соответствии МРОТ прожиточному минимуму примут в 2018 году

Закон о соответствии МРОТ прожиточному минимуму примут в 2018 году quot;Мы знаем, что норма о ...

Отец вправе оформить отпуск по уходу сразу после рождения ребенка

Отец вправе оформить отпуск по уходу сразу после рождения ребенка Сразу после появления в семье ...

Декретное пособие в 2018 году: пример расчета

Декретные пособия не должны превышать максимум Выплаты, которые можно учесть при расчете декретных, не могут ...

Расчет декретных при стаже меньше 6 месяцев

Расчет декретных при стаже меньше 6 месяцев Декретные выплаты сотрудницам со стажем менее 6 месяцев ...

Рискованно платить НДФЛ за друга директора

Рискованно платить НДФЛ за друга директора Ответ …Директор хочет, чтобы наша компания оплатила учебу его ...

Куда и как перечислять страховые взносы в 2018 году

Куда и как перечислять страховые взносы в 2018 году С 1 января вступил в силу ...

Поправки в ТК РФ от 3 октября о сроках выплаты зарплаты пересмотрят

Поправки в ТК РФ от 3 октября о сроках выплаты зарплаты пересмотрят С 3 октября ...

Обзор самых главных бухгалтерских новостей января

Обзор самых главных бухгалтерских новостей января О новых правилах в вашей работе, которые начинают действовать ...

Декретные пособия: особенности выплаты и расчета

Декретные пособия: особенности выплаты и расчета Выплаты по договору подряда не увеличивают декретные пособия В ...

К договору цессии можно приложить копии первичкиraquo

К договору цессии можно приложить копии первички Ответ …Продали контрагенту право требования долга. К договору ...

Роструд: выплатить годовые премии можно после 15 января

Роструд: выплатить годовые премии можно после 15 января Роструд напомнил, что с 3 октября 2016 ...

Оплата больничного листа

Оплата больничного листа. Ответы на вопросы Детский больничный в отпуске mdash; Сотрудница была в отпуске ...

Строка 130 в 6-НДФЛ: как заполнить

Строки 130 и 030 6-НДФЛ: как заполнить Строки 130 и 030 6-НДФЛ: что туда входит ...

ФСС рассказал, в каких случаях выдаст пособия напрямую работнику

ФСС рассказал, в каких случаях выдаст пособия напрямую работнику Сотрудница вправе получить декретные, минуя работодателя. ...