Персональные данные с 1 июля 2018 года: обработка и новые штрафы

Персональные данные с 1 июля 2018 года: обработка и новые штрафы

С 1 июля выросли штрафы за нарушение обработки личных данных работников, поэтому стоит навести порядок в документах и проинструктировать персонал. Подробнее о работе с персональными данными с 1 июля 2018 года — в этой статье.

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к конкретному сотруднику. Например, Ф. И. О., дата и место рождения, место проживания и др. Работодатель — организация или ИП — в этом случае выступает оператором данных, которые ему становятся известны о сотруднике, и обязан хранить такие сведения в соответствии с установленным порядком.

Личные данные работодателю сообщают только сами работники. После такие сведения, как правило, обобщаются в личных карточках или делах. Если же персональные сведения можно получить от третьих лиц, то об этом следует уведомить работника и получить от него письменное согласие (п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).

Работодатели не вправе получать и обрабатывать персональные данные, которые не относятся к трудовой деятельности, например сведения о личной или семейной жизни. А распространять и раскрывать персональные данные третьим лицам можно только с согласия работника (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

С 1 июля 2018 года введены новые штрафы за нарушения требований обработки и защиты персональных данных. Поэтому следует навести порядок в документах и проинструктировать подчиненных, чтобы компания и лично главбух избежали штрафов.

Обработка персональных данных с 1 июля 2018 года

Основная задача работодателя — защита персональных данных сотрудников. Порядок получения, обработки, передачи и хранения персональных данных должен быть закреплен в локальном акте организации, например в Положении об обработке персональных данных работников (ст. 8, 87 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).

В организации должен быть официально назначен сотрудник, отвечающий за работу с персональными данными (ч. 5 ст. 88 ТК РФ). Это может быть, например, работник отдела кадров.

Образец регламента допуска работников к обработке персональных данных

Организация должна принимать необходимые меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения. Меры безопасности при обработке персональных данных прописаны подробно в статье 19 закона № 152-ФЗ. Напомним о них.

Для обеспечения безопасности персональных необходимо своевременно определять угрозы безопасности при обработке, применять надежные средства защиты и оценивать эффективность защиты, принимать меры для предотвращения незаконного доступа к данным, установить правила доступа к данным, регистрировать и вести учет всех действий при работе с данными.

С 1 июля 2018 года расширен перечень оснований, по которым работодателя привлекут к административной ответственности, если выяснится, что нарушен порядок работы с данными. Изменения внес Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ. Расскажем о них подробнее.

Вместо одного вида административной ответственности, который был раньше. теперь статья 13.11 КоАП РФ предусматривает семь пунктов. Шесть из них касаются организаций и ИП. То есть за различные нарушения работодателей при работе с персональными данными можно будет применять разные штрафы.

Примеры ошибок обработки персональных данных с 1 июля 2018 года

Оставили документы с личными данными на столе. Штраф за это нарушение — 50 тыс. рублей на компанию, 10 тыс. рублей на главбуха (ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ). Оставлять документы работников на всеобщее обозрение нельзя. Информацией о сотруднике могут воспользоваться посторонние.

Надо разработать порядок работы с персональной информацией. Например, запретить оставлять на столе бумаги с личными данными и выносить их за пределы кабинета. А документы хранить в сейфе или шкафу, где доступ к ним будет ограничен.

Не выдали работнику документы с его данными. Сокрытие от человека его персональных данных — тоже нарушние. Штраф — 50 тыс. рублей на компанию, 5 тыс. рублей на главбуха (ст. 5.27 КоАП РФ).

Выдавайте работникам расчетные листки. Для этого теперь даже не надо тратиться на бумагу. Можно разослать листки на электронную почту либо сообщением на корпоративном сайте вашей организации. Сведения о стаже выдавайте в течение 5 календарных дней с момента, когда за ними обратится работник, а также в день увольнения.

Не обновили старые данные. Штраф составит 45 тыс. рублей на компанию, 10 тыс. рублей — на главбуха (ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ). Данные работника могут меняться, поэтому их надо обновлять по просьбе сотрудника. Например, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию, адрес или реквизиты счета. Если компания не обновит информацию, то нарушит правила работы с данными.

Сразу вносите новые сведения в базу, если сотрудник принес документы. Так вам будет проще заполнять отчетность.

Разместили информацию на стенде. Штраф — 75 тыс. рублей на компанию, 20 тыс. рублей на главбуха (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ). Личные данные можно раскрыть и случайно. Например, главбух разместил на стенде копию заявления сотрудника на имущественный вычет как образец. В документе личные реквизиты, поэтому это нарушение. Сотрудник не давал согласие, чтобы информация о нем стала общедоступной. Размещать информацию нельзя и на доске позора. Для этого необходимо запросить согласие работника.

Не разглашайте сведения о сотрудниках без согласия. Если нужно вывесить образец, используйте вымышленные сведения.

Передали имя, адрес или номер телефона сотрудника. Цена нарушения — 50 тыс. рублей на компанию, 10 тыс. рублей на главбуха (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ). Информацию о сотрудниках запрещено передавать третьей стороне без согласия, например банкам или коллекторским агентствам. Чтобы передать информацию, запросите согласие работника.

Передавать информацию о сотруднике по просьбе другой организации или физика можно, только если работник выдал им доверенность на получение сведений. Согласие работника на обработку данных не требуется только в случаях, которые предусмотрены законом. Например, если работник покупает что-то у компании и хочет получить на почту или телефон электронный чек (письмо Минкомсвязи России от 07.07.2017 № П11-15054-ОГ).

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

МРОТ с 1 июля 2018 года в России по регионам: таблица 2017

МРОТ с 1 июля 2018 года в России по регионам: таблица 2017 Субъектам РФ статьей ...

Лимит по упрощенке вырастет до 120 млн рублей

Лимит по упрощенке вырастет до 120 млн рублей Предельный размер дохода для применения спецрежимов налогообложения ...

Лимит доходов для применения УСН: новости, изменения

Минфин не поддержал повышение лимита дохода по УСН В проекте антикризисного плана на 2016 год ...

Налоговый вычет на ребенка (детей) в 2018 году

Налоговый вычет на ребенка (детей) в 2018 году Сотрудникам, имеющим детей, предоставляется возможность снизить суммы ...

ФНС запретила штрафовать за любые ошибки в справках 2-НДФЛ

ФНС запретила штрафовать за любые ошибки в справках 2-НДФЛ Ранее ФНС приравнивала ошибку в любом ...

Сроки сдачи СЗВ-М: все отчетные даты

Сроки сдачи СЗВ-М Сведения о сотрудниках по форме СЗВ-М работодатели — организации и индивидуальные предприниматели ...

ФНС рассказала, какие коды указывать в 2-НДФЛ при выплате премий

ФНС рассказала, какие коды указывать в 2-НДФЛ при выплате премий Бонусы в справках 2-НДФЛ надо ...

2-НДФЛ 2016: четыре решения для справок

2-НДФЛ 2016: четыре решения для справок В справках 2-НДФЛ нет ИНН mdash; В прошлом году ...

ИНН в форме СЗВ-М стал необязательным

ИНН в форме СЗВ-М стал необязательным Обязательное указание ИНН в форме СЗВ-М отменено поправками, внесенными ...

В справках 2-НДФЛ появятся новые коды доходов и вычетов

В справках 2-НДФЛ появятся новые коды доходов и вычетов ФНС разработала проект приказа, который дополняет ...

Налоги с зарплаты в 2018 году в процентах: таблица

Налоги с зарплаты в 2018 году в процентах: таблица Работодатели обязаны удерживать и своевременно перечислять ...

За безвозмездное пользование имуществом нужно доплатить налог

За безвозмездное пользование имуществом нужно доплатить налог Организация, которая безвозмездно пользуется чужим имуществом, обязана уплатить ...

За справкой 2-НДФЛ теперь можно не обращаться в бухгалтерию

За справкой 2-НДФЛ теперь можно не обращаться в бухгалтерию Справка 2-НДФЛ нужна, например, чтобы получить ...

Изменился порядок учета расходов на НИОКР

Изменился порядок учета расходов на НИОКР Подписан закон, меняющий порядок учета расходов на НИОКР. Федеральный ...

Когда за одного сотрудника надо платить НДФЛ сразу в две инспекции

Когда за одного сотрудника надо платить НДФЛ сразу в две инспекции Компания платит НДФЛ по ...

Подробный отчет об услугах сохранит расходы

Подробный отчет об услугах сохранит расходы Закажите у поставщика услуг детальный отчет о проделанной работ. ...

Оплата отпуска

Трудинспекции не будут штрафовать за просроку оплаты срочного отпуска Минтруд в письме от 26.08.2015 № ...

Вычет НДС по счету-фактуре полученному с опозданием 2016

Вычеты НДС по опоздавшим счетам-фактурам Покупатель вправе досрочно заявить вычет НДС по счетам-фактурам, выписанным в ...

Больше компаний смогут применять заявительный порядок возмещения НДС

Больше компаний смогут применять заявительный порядок возмещения НДС Заявительный порядок возмещения НДС смогут применять компании ...

Проверьте декларацию по НДС 1 квартал 2018 года

Проверьте декларацию по НДС 1 квартал 2018 года Срок сдачи декларации в этом месяце не ...

В путевом листе обязательны полные данные маршрута

В путевом листе обязательны полные данные маршрута Путевой лист без номера и даты, времени выезда ...

Новый формат счета-фактуры с 1 июля 2018 года: образец

Новый формат счета-фактуры с 1 июля 2018 года: образец Новый формат счета-фактуры с 1 июля ...

Приняты поправки в НК РФ о необоснованной налоговой выгоде

Приняты поправки в НК РФ о необоснованной налоговой выгоде В соответствии с законопроектом недостоверность подписей ...

8 главных изменений по счетам-фактурам с 1 октября 2018 года

8 главных изменений по счетам-фактурам с 1 октября 2018 года Смотрите на образцах, как с ...