Как оформить командировку: инструкции, рекомендации, видео

Как оформить командировку: инструкции, рекомендации, видео

Главное, о чем важно помнить, — оформить командировку можно только для работников, с которыми заключен трудовой договор, в том числе для совместителей, надомников, иностранцев. В случае с гражданско-правовым договором командировки не оформляются.

Документы для командировки

Чтобы оформить командировку, можно использовать как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные бланки. Причем важно не только наличие самих документов, но и порядок их составления. Подробнее об этом рассказывает Иван Шкловец, заместитель руководителя Роструда.

Перечень документов для командировки одинаков для всех работников, в том числе и при направлении в служебную поездку руководителя организации.

Итак, перед поездкой надо подготовить:

  • служебное задание для направления работника в командировку и отчет о его выполнении. При этом «Краткий отчет о выполнении задания» работник заполняет только после возвращения из командировки;
  • приказ руководителя о направлении работника в командировку;
  • командировочное удостоверение. При направлении работника в загранкомандировку удостоверение оформлять не нужно (п. 7, 15 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Образцы заполнения командировочных документов вы найдете в сервисе Ваш кадровый секретарь > Командировки.

После поездки необходимо завершить оформление следующих документов:

  • командировочное удостоверение;
  • отчет о выполненной в командировке работе (оборотная сторона служебного задания);
  • авансовый отчет (сдается в течение трех дней после поездки вместе с документами, подтверждающими командировочные расходы, — билетами на проезд, счетами гостиниц и пр.).

Ошибки в командировочных документах и последствия

Страховые взносы

Если компания допустила ошибки в оформлении документов для командировки, например не подготовила командировочное удостоверение либо авансовый отчет составлен с нарушением, необходимо начислить взносы с суточных и других выплат за служебную поездку (письмо Минтруда России от 07.10.13 № 17-4/1647).

После возвращения из служебной поездки сотрудник должен подать авансовый отчет и приложить к нему командировочное удостоверение (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Тогда суточные и другие командировочные расходы освобождены от взносов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

Фонды на местах считают, что без удостоверения со всех командировочных надо начислить взносы. В комментируемом письме Минтруд подтвердил позицию фондов. Чиновники напомнили, что удостоверение обязательно для любых служебных поездок, кроме зарубежных (п. 7 Положения № 749). Если документа нет, то компания не может подтвердить, что сотрудник ездил по делам. А значит, все выплаты облагаются взносами.

С этим, конечно, можно поспорить. Доказать, что сотрудник находился в командировке, можно не только удостоверением, но и иными документами — приказом, служебным заданием и т. д. Так уже давно считает Минфин (письмо от 16.08.11 № 03-03-06/3/7). А суммы расходов компания подтверждает билетом и другой первичкой. Но, чтобы не спорить с фондами, безопаснее составить удостоверение.

Из комментируемого письма также следует, что командировочные облагаются взносами, если к авансовому отчету работник не приложил чеки и другие подтверждающие документы. По логике чиновников, любые расходы без документов — это иные выплаты в пользу работника и от взносов они не освобождены. Аналогичную позицию высказал Президиум ВАС РФ в отношении НДФЛ. Без первички подотчетные средства признаются экономической выгодой работника и облагаются НДФЛ (постановление от 05.03.13 № 14376/12).

Если первички не будет совсем, то доказать, что командировочные освобождены от взносов, будет проблематично. Поэтому безопаснее восстановить хотя бы часть бумаг. Например, получить справку от авиакомпании, что сотрудник летал в другой город, запросить в отеле копию квитанции и т. д. Так компания сможет документами подтвердить сам факт поездки. И это можно использовать как аргумент в пользу того, что все командировочные не облагаются взносами. Правда, не исключено, что эту позицию получится защитить только в суде.

Что касается самого авансового отчета, безопаснее его составлять после каждой поездки. Но оформить отчет можно и позже срока. Формально на составление документа у работника есть три рабочих дня после возвращения из поездки. Но, если нарушить срок, это некритично и взносы можно не платить. С этим, как мы выяснили, согласны и в фондах.

Судьи считают, что с суточных не надо удерживать НДФЛ, даже если сотрудник потерял все командировочные документы. К такому выводу недавно пришел суд (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013).

На проверке инспекторы потребовали НДФЛ с суточных, потому что сотрудник во время поездки потерял командировочное удостоверение, служебное задание и все другие подтверждающие документы. Судьи же обратили внимание, что, несмотря на потерю документов, работодатель, признал служебное задание выполненным. Приказ о командировке и табель учета рабочего времени доказывали, что работник действительно ездил по поручению компании. А единственные командировочные выплаты, которые получил сотрудник, были суточные. Поэтому суд отменил доначисления по НДФЛ.

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

ФСС разъяснил, когда сотруднику не положено пособие на ребенка

ФСС разъяснил, когда сотруднику не положено пособие на ребенка Когда сотрудник находится в отпуске по ...

Прием на работу иностранных граждан в 2015 году

Прием на работу иностранных граждан в 2015 году С 1 января 2015 года изменились правила ...

Законопроект об оценке профквалификации принят в первом чтении

Законопроект об оценке профквалификации принят в первом чтении Согласно проекту, независимая оценка квалификации подразумевает подтверждение ...

Расчет и уплата НДФЛ: иностранцы, ошибка в платежке, вычет

Расчет и уплата НДФЛ: иностранцы, ошибка в платежке, вычет НДФЛ надо удержать даже через год ...

С 1 июля 2018 года вступают в силу новые бухгалтерские изменения в законодательстве

С 1 июля 2018 года вступают в силу новые бухгалтерские изменения в законодательстве Очередной пакет ...

Чиновники подготовили новые изменения в Налоговый кодекс

Чиновники подготовили новые изменения в Налоговый кодекс Бухгалтеры смогут передавать сотрудникам меньше документов на бумаге. ...

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Приказ о внесении изменений в штатное расписание Изменить штатное расписание можно двумя способами: утвердить приказом ...

Президент подписал пакет изменений в НК РФ

Президент подписал пакет изменений в НК РФ Самый заметный закон касается налоговых ревизий. Инспекторам придется ...

Форма уведомления о заключении договора с иностранным гражданином 2017

Форма уведомления о заключении договора с иностранным гражданином 2017 Новые формы уведомления о заключении договора ...

Как сокращать рабочий день в отпуске по уходу за ребенком

Как сокращать рабочий день в отпуске по уходу за ребенком Сотрудница вправе работать неполный день ...

До 21 августа новым организациям надо отчитаться о численности

До 21 августа новым организациям надо отчитаться о численности Организации, которые были зарегистрированы в июле, ...

Сообщить ФМС о приеме иностранца надо за три дня

Сообщить ФМС о приеме иностранца надо за три дня Если организация заключила трудовой договор с ...

Расхождения в декларации по НДС за 2 квартал 2015 года

Расхождения в декларации по НДС за 2 квартал 2015 года Прежде всего, инспекторы сверят вычеты ...

Госдума приняла в первом чтении закон о новом пособии на детей с 2018 года

Госдума приняла в первом чтении закон о новом пособии на детей с 2018 года Новым ...

Применение стандарта главного бухгалтера

Применение стандарта главного бухгалтера О применении стандарта главного бухгалтера «УНП» рассказал Иван Шкловец, замруководителя Федеральной ...

Раздел 8 декларации по НДС за 3 квартал 2016 года

Раздел 8 декларации по НДС за 3 квартал 2016 года Порядок заполнения раздела 8 декларации ...

Безопаснее уточнить декларацию за каждый период с ошибкой

Безопаснее уточнить декларацию за каждый период с ошибкой Если компания занизила налог к уплате, кодекс ...

КБК2018 (коды бюджетной классификации)

КБК2018 (коды бюджетной классификации) Смотрите и скачивайте КБК на2018 год по всем налогам, взносам и ...

ФТС обновила перечень соответствия кодов платежей и КБК

ФТС обновила перечень соответствия кодов платежей и КБК ФТС изменила перечень соответствия взимаемых налогов, сборов ...

Закон о соответствии МРОТ прожиточному минимуму примут в 2018 году

Закон о соответствии МРОТ прожиточному минимуму примут в 2018 году quot;Мы знаем, что норма о ...

Отец вправе оформить отпуск по уходу сразу после рождения ребенка

Отец вправе оформить отпуск по уходу сразу после рождения ребенка Сразу после появления в семье ...

Декретное пособие в 2018 году: пример расчета

Декретные пособия не должны превышать максимум Выплаты, которые можно учесть при расчете декретных, не могут ...

Расчет декретных при стаже меньше 6 месяцев

Расчет декретных при стаже меньше 6 месяцев Декретные выплаты сотрудницам со стажем менее 6 месяцев ...

Рискованно платить НДФЛ за друга директора

Рискованно платить НДФЛ за друга директора Ответ …Директор хочет, чтобы наша компания оплатила учебу его ...