Как оформить командировку: инструкции, рекомендации, видео

Как оформить командировку: инструкции, рекомендации, видео

Главное, о чем важно помнить, — оформить командировку можно только для работников, с которыми заключен трудовой договор, в том числе для совместителей, надомников, иностранцев. В случае с гражданско-правовым договором командировки не оформляются.

Документы для командировки

Чтобы оформить командировку, можно использовать как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные бланки. Причем важно не только наличие самих документов, но и порядок их составления. Подробнее об этом рассказывает Иван Шкловец, заместитель руководителя Роструда.

Перечень документов для командировки одинаков для всех работников, в том числе и при направлении в служебную поездку руководителя организации.

Итак, перед поездкой надо подготовить:

  • служебное задание для направления работника в командировку и отчет о его выполнении. При этом «Краткий отчет о выполнении задания» работник заполняет только после возвращения из командировки;
  • приказ руководителя о направлении работника в командировку;
  • командировочное удостоверение. При направлении работника в загранкомандировку удостоверение оформлять не нужно (п. 7, 15 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Образцы заполнения командировочных документов вы найдете в сервисе Ваш кадровый секретарь > Командировки.

После поездки необходимо завершить оформление следующих документов:

  • командировочное удостоверение;
  • отчет о выполненной в командировке работе (оборотная сторона служебного задания);
  • авансовый отчет (сдается в течение трех дней после поездки вместе с документами, подтверждающими командировочные расходы, — билетами на проезд, счетами гостиниц и пр.).

Ошибки в командировочных документах и последствия

Страховые взносы

Если компания допустила ошибки в оформлении документов для командировки, например не подготовила командировочное удостоверение либо авансовый отчет составлен с нарушением, необходимо начислить взносы с суточных и других выплат за служебную поездку (письмо Минтруда России от 07.10.13 № 17-4/1647).

После возвращения из служебной поездки сотрудник должен подать авансовый отчет и приложить к нему командировочное удостоверение (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Тогда суточные и другие командировочные расходы освобождены от взносов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

Фонды на местах считают, что без удостоверения со всех командировочных надо начислить взносы. В комментируемом письме Минтруд подтвердил позицию фондов. Чиновники напомнили, что удостоверение обязательно для любых служебных поездок, кроме зарубежных (п. 7 Положения № 749). Если документа нет, то компания не может подтвердить, что сотрудник ездил по делам. А значит, все выплаты облагаются взносами.

С этим, конечно, можно поспорить. Доказать, что сотрудник находился в командировке, можно не только удостоверением, но и иными документами — приказом, служебным заданием и т. д. Так уже давно считает Минфин (письмо от 16.08.11 № 03-03-06/3/7). А суммы расходов компания подтверждает билетом и другой первичкой. Но, чтобы не спорить с фондами, безопаснее составить удостоверение.

Из комментируемого письма также следует, что командировочные облагаются взносами, если к авансовому отчету работник не приложил чеки и другие подтверждающие документы. По логике чиновников, любые расходы без документов — это иные выплаты в пользу работника и от взносов они не освобождены. Аналогичную позицию высказал Президиум ВАС РФ в отношении НДФЛ. Без первички подотчетные средства признаются экономической выгодой работника и облагаются НДФЛ (постановление от 05.03.13 № 14376/12).

Если первички не будет совсем, то доказать, что командировочные освобождены от взносов, будет проблематично. Поэтому безопаснее восстановить хотя бы часть бумаг. Например, получить справку от авиакомпании, что сотрудник летал в другой город, запросить в отеле копию квитанции и т. д. Так компания сможет документами подтвердить сам факт поездки. И это можно использовать как аргумент в пользу того, что все командировочные не облагаются взносами. Правда, не исключено, что эту позицию получится защитить только в суде.

Что касается самого авансового отчета, безопаснее его составлять после каждой поездки. Но оформить отчет можно и позже срока. Формально на составление документа у работника есть три рабочих дня после возвращения из поездки. Но, если нарушить срок, это некритично и взносы можно не платить. С этим, как мы выяснили, согласны и в фондах.

Судьи считают, что с суточных не надо удерживать НДФЛ, даже если сотрудник потерял все командировочные документы. К такому выводу недавно пришел суд (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013).

На проверке инспекторы потребовали НДФЛ с суточных, потому что сотрудник во время поездки потерял командировочное удостоверение, служебное задание и все другие подтверждающие документы. Судьи же обратили внимание, что, несмотря на потерю документов, работодатель, признал служебное задание выполненным. Приказ о командировке и табель учета рабочего времени доказывали, что работник действительно ездил по поручению компании. А единственные командировочные выплаты, которые получил сотрудник, были суточные. Поэтому суд отменил доначисления по НДФЛ.

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Материнский капитал до 2025 года может быть продлен

Материнский капитал до 2025 года может быть продлен В кабинет министров поступило предложение о продлении ...

Льготные путевки в лагерь для детей разместят на портале госуслуг Москвы

Льготные путевки в лагерь для детей разместят на портале госуслуг Москвы Официальный сайт государственных услуг ...

Всем детям до трех лет лекарства бесплатно

Всем детям до трех лет лекарства бесплатно 29 октября 1994 года в г. Санкт-Петербурге на ...

Что говорит закон о детских садах 2018 : предоставление мест, компенсации и другие вопросы

Что говорит закон о детских садах 2018 : предоставление мест, компенсации и другие вопросы Что ...

Компенсация родительской платы за детский сад: кому положена и как получить

Компенсация родительской платы за детский сад: кому положена и как получить Законодательством сегодня предусмотрен ряд ...

Льготы в детский сад в 2018 году: при поступлении и по оплате, кому положены

Льготы в детский сад в 2018 году: при поступлении и по оплате, кому положены Учитывая ...

Штрафы за перевозку детей без автокресла или за что штрафуют родителей на дороге

Штрафы за перевозку детей без автокресла или за что штрафуют родителей на дороге В последнее ...

Соглашение об уплате алиментов: образец, заверяем нотариусом и порядок индексации

Соглашение об уплате алиментов: образец, заверяем нотариусом и порядок индексации Родители, которые после расторжения брака ...

День матери 2018 : поздравляем с праздником всех мам!

День матери 2018 : поздравляем с праздником всех мам! 26 ноября в России отмечается День ...

Государственная поддержка семей: российский и мировой опыт

Государственная поддержка семей: российский и мировой опыт Не успели чиновники отчитаться об итогах реализации пятилетней ...

Алименты от детей на содержание родителей в 2018 году

Алименты от детей на содержание родителей в 2018 году Нередко случается, что дети вырастают и ...

Алименты на содержание жены: порядок взыскания и размер выплаты супруге

Алименты на содержание жены: порядок взыскания и размер выплаты супруге Согласно российскому законодательству, при расторжении ...

Алименты в твердой денежной сумме: размер и порядок взыскания

Алименты в твердой денежной сумме: размер и порядок взыскания При невозможности объективного расчёта денежной суммы ...

Ипотека при разводе: как делится квартира и обязательства

Ипотека при разводе: как делится квартира и обязательства Как выплачивается ипотека при разводе – разбираем ...

Жилищные алименты: дети не останутся без жилья

Жилищные алименты: дети не останутся без жилья У детей должно быть жилье. А конкретнее – ...

Алименты: размер выплаты и как подать на алименты в 2018 году

Алименты: размер выплаты и как подать на алименты в 2018 году Алименты являются денежной компенсацией, ...

Взыскание алиментов без развода

Взыскание алиментов без развода Жизнь полна сложных ситуаций и неожиданностей, однако стоит отметить, что в ...

Рождение ребенка вне брака: регистрация, отцовство и другие нюансы

Рождение ребенка вне брака: регистрация, отцовство и другие нюансы Какие права имеет ребенок вне брака, ...

Уклонение от уплаты алиментов и ответственность родителя

Уклонение от уплаты алиментов и ответственность родителя Такое слово, как «алименты» мы слышим достаточно часто. ...

Исковое заявление о взыскании алиментов в судебном порядке: порядок уплаты и взыскания алиментов

Исковое заявление о взыскании алиментов в судебном порядке: порядок уплаты и взыскания алиментов Как правильно ...

Судебный приказ о взыскании алиментов — образец заявления и правила заполнения

Судебный приказ о взыскании алиментов — образец заявления и правила заполнения Если родителям совместного ребенка ...

Взыскание алиментов за прошедший период (3 года максимум)

Взыскание алиментов за прошедший период (3 года максимум) Семейный кодекс, как основной документ регулирования прав ...

Алименты после 18 лет или до какого возраста платят алименты

Алименты после 18 лет или до какого возраста платят алименты Необходимость уплачивать алименты после 18 ...

Льготы на бесплатный проезд в Москве получат оба многодетных родителя

Льготы на бесплатный проезд в Москве получат оба многодетных родителя Хорошие новости для членов многодетных ...