Как оформить командировку: инструкции, рекомендации, видео

Как оформить командировку: инструкции, рекомендации, видео

Главное, о чем важно помнить, — оформить командировку можно только для работников, с которыми заключен трудовой договор, в том числе для совместителей, надомников, иностранцев. В случае с гражданско-правовым договором командировки не оформляются.

Документы для командировки

Чтобы оформить командировку, можно использовать как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные бланки. Причем важно не только наличие самих документов, но и порядок их составления. Подробнее об этом рассказывает Иван Шкловец, заместитель руководителя Роструда.

Перечень документов для командировки одинаков для всех работников, в том числе и при направлении в служебную поездку руководителя организации.

Итак, перед поездкой надо подготовить:

  • служебное задание для направления работника в командировку и отчет о его выполнении. При этом «Краткий отчет о выполнении задания» работник заполняет только после возвращения из командировки;
  • приказ руководителя о направлении работника в командировку;
  • командировочное удостоверение. При направлении работника в загранкомандировку удостоверение оформлять не нужно (п. 7, 15 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Образцы заполнения командировочных документов вы найдете в сервисе Ваш кадровый секретарь > Командировки.

После поездки необходимо завершить оформление следующих документов:

  • командировочное удостоверение;
  • отчет о выполненной в командировке работе (оборотная сторона служебного задания);
  • авансовый отчет (сдается в течение трех дней после поездки вместе с документами, подтверждающими командировочные расходы, — билетами на проезд, счетами гостиниц и пр.).

Ошибки в командировочных документах и последствия

Страховые взносы

Если компания допустила ошибки в оформлении документов для командировки, например не подготовила командировочное удостоверение либо авансовый отчет составлен с нарушением, необходимо начислить взносы с суточных и других выплат за служебную поездку (письмо Минтруда России от 07.10.13 № 17-4/1647).

После возвращения из служебной поездки сотрудник должен подать авансовый отчет и приложить к нему командировочное удостоверение (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Тогда суточные и другие командировочные расходы освобождены от взносов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

Фонды на местах считают, что без удостоверения со всех командировочных надо начислить взносы. В комментируемом письме Минтруд подтвердил позицию фондов. Чиновники напомнили, что удостоверение обязательно для любых служебных поездок, кроме зарубежных (п. 7 Положения № 749). Если документа нет, то компания не может подтвердить, что сотрудник ездил по делам. А значит, все выплаты облагаются взносами.

С этим, конечно, можно поспорить. Доказать, что сотрудник находился в командировке, можно не только удостоверением, но и иными документами — приказом, служебным заданием и т. д. Так уже давно считает Минфин (письмо от 16.08.11 № 03-03-06/3/7). А суммы расходов компания подтверждает билетом и другой первичкой. Но, чтобы не спорить с фондами, безопаснее составить удостоверение.

Из комментируемого письма также следует, что командировочные облагаются взносами, если к авансовому отчету работник не приложил чеки и другие подтверждающие документы. По логике чиновников, любые расходы без документов — это иные выплаты в пользу работника и от взносов они не освобождены. Аналогичную позицию высказал Президиум ВАС РФ в отношении НДФЛ. Без первички подотчетные средства признаются экономической выгодой работника и облагаются НДФЛ (постановление от 05.03.13 № 14376/12).

Если первички не будет совсем, то доказать, что командировочные освобождены от взносов, будет проблематично. Поэтому безопаснее восстановить хотя бы часть бумаг. Например, получить справку от авиакомпании, что сотрудник летал в другой город, запросить в отеле копию квитанции и т. д. Так компания сможет документами подтвердить сам факт поездки. И это можно использовать как аргумент в пользу того, что все командировочные не облагаются взносами. Правда, не исключено, что эту позицию получится защитить только в суде.

Что касается самого авансового отчета, безопаснее его составлять после каждой поездки. Но оформить отчет можно и позже срока. Формально на составление документа у работника есть три рабочих дня после возвращения из поездки. Но, если нарушить срок, это некритично и взносы можно не платить. С этим, как мы выяснили, согласны и в фондах.

Судьи считают, что с суточных не надо удерживать НДФЛ, даже если сотрудник потерял все командировочные документы. К такому выводу недавно пришел суд (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013).

На проверке инспекторы потребовали НДФЛ с суточных, потому что сотрудник во время поездки потерял командировочное удостоверение, служебное задание и все другие подтверждающие документы. Судьи же обратили внимание, что, несмотря на потерю документов, работодатель, признал служебное задание выполненным. Приказ о командировке и табель учета рабочего времени доказывали, что работник действительно ездил по поручению компании. А единственные командировочные выплаты, которые получил сотрудник, были суточные. Поэтому суд отменил доначисления по НДФЛ.

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Неплательщики торгового сбора: проверьте свою компанию

Неплательщики торгового сбора: проверьте свою компанию Департамент экономической политики и развития Москвы впервые опубликовал список ...

С 1 сентября 2018 года срок ликвидации ООО ограничили одним годом

С 1 сентября 2018 года срок ликвидации ООО ограничили одним годом Срок ликвидации общества с ...

Как заполнить таблицу 3

Как заполнить таблицу 3.1 формы 4 ФСС В новой таблице 3.1 формы 4-ФСС за 3 ...

Вычет на ребенка в 2018 году

Вычет на ребенка в 2018 году Вычет на обучение ребенка в 2018 году Веду учет ...

Cправка 2 НДФЛ образец заполнения

Cправка 2-НДФЛ образец заполнения Важное в статье: Заполнение справки 2-НДФЛ При заполнении 2 НДФЛ надо ...

Вычет по НДФЛ без дохода

Вычет по НДФЛ без дохода Нет дохода — нет вычета по НДФЛ Так считают в ...

Работодатели будут предоставлять вычет при страховании жизни

Работодатели будут предоставлять вычет при страховании жизни Застраховавшие свою жизнь, в том числе в рамках ...

ИП не получит налоговый вычет при продаже коммерческого имущества

ИП не получит налоговый вычет при продаже коммерческого имущества Минфин в письме от 10.05.2017 № ...

Выездные налоговые проверки в 2015 году

Выездные налоговые проверки в 2015 году План налоговых проверок в 2015 году Сейчас 1 процент ...

ФНС меняет подход к выездным проверкам

ФНС меняет подход к выездным проверкам Налоговые риски. Для достижения задуманного ФНС России сначала хочет ...

Госдума приняла в первом чтении законопроект, который водит новый раздел Налогового кодекса, Новости, Учет

Госдума приняла в первом чтении законопроект, который водит новый раздел Налогового кодекса Депутаты Госдумы приняли ...

С 2018 года контролируемых сделок стало меньше

С 2018 года контролируемых сделок стало меньше К контролируемым сделкам больше не относится предоставление гарантий ...

Можно не сдавать дважды запрашиваемые документы для проверки контрагента

Можно не сдавать дважды запрашиваемые документы для проверки контрагента В рамках проверок инспекторы вправе истребовать ...

Что делать, если налоговая не получила от контрагента запрошенные документы

Что делать, если налоговая не получила от контрагента запрошенные документы Нередко на встречных проверках налоговики ...

Декларацию 3-НДФЛ 2014-2015 надо сдавать по новой форме

Декларацию 3-НДФЛ 2014-2015 надо сдавать по новой форме Приказ с новой формой вступит в силу ...

Сведения о среднесписочной численности надо подать и при отсутствии работников, Статьи, Учет

Сведения о среднесписочной численности надо подать и при отсутствии работников Вновь созданные организации должны представлять ...

Доходы удаленного работника-иностранца НДФЛ не облагаются

Доходы удаленного работника-иностранца НДФЛ не облагаются Чиновники напомнили, что для физлиц — налоговых резидентов РФ ...

Как определить статус налогового резидента

Как определить статус налогового резидента День въезда в Россию и выезда из страны учитывается при ...

Расширен реестр онлайн-касс

Расширен реестр онлайн-касс ФНС дополнила реестр контрольно-кассовой техники нового типа. Согласно приказу от 28.07.2017 № ...

Инспекторы рассказали, как теперь подтверждать подотчетные

Инспекторы рассказали, как теперь подтверждать подотчетные Новая редакция Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У ...

В порядок ведения кассовых операций внесены изменения

В порядок ведения кассовых операций внесены изменения Порядок ведения кассовых операций снова изменился. ЦБ внес ...

Авансы по прибыли 2016

Авансы по прибыли 2016. Ответы на вопросы С 2016 года в авансовые платежи по налогу ...

Сколько зарабатывают московские и региональные главбухи

Сколько зарабатывают московские и региональные главбухи Зарплата главного бухгалтера зависит от ряда факторов. Среди них ...

НДФЛ и страховые взносы за работников из Киргизии надо считать по-новому

НДФЛ и страховые взносы за работников из Киргизии надо считать по-новому Рассчитывать НДФЛ, взносы и ...