Как быстро увидеть главное

Как быстро увидеть главное

В Excel есть инструмент, позволяющий в любом отчете быстро увидеть главное те статьи и цифры, которые требуют особого внимания.

Допустим, у нас есть отчет об исполнении бюджета доходов и расходов за прошедший месяц. В нем статьи доходов и расходов, запланированные значения, фактически достигнутые результаты и самое важное отклонение плана от факта в процентах. Предположим, в компании считается нормой отклонение в пределах 5 процентов. Нам надо быстро увидеть те статьи, где отклонение выше нормы.

Для этого нужно выделить столбец (или часть столбца, если, к примеру, интересуют только доходы), содержащий процент отклонения от плана. Затем выбрать в меню Формат подменю Условное форматирование. В открывшемся окне выбираем слева направо: в первом поле значение, во втором больше, в третье вводим с клавиатуры 5%.

Далее нужно определиться, как мы хотим выделить отклонения, превышающие пятипроцентный рубеж. Для этого на том же окне кликаем кнопку формат: в открывшемся меню можно будет выбрать размер и цвет шрифта или цвет фона ячейки и т. д. Обычно ограничиваются цветом шрифта.

Почти готово. Однако отклонение факта от плана может быть как положительным, так и отрицательным. Пока же Excel была дана команда выделять цветом только все превышения фактических значений над плановыми. Поэтому надо добавить еще одно условие. Для этого кликнуть кнопку А такжеgt;gt; и в дополнительно открывшихся окнах указать те же условия, что и раньше. Отличие будет только в том, что во втором поле мы введем вместо больше меньше, а в третьем предельное отклонение со знаком минус (5%). То есть если речь идет о доходах, Excel нам покажет как сверхнормативное перевыполнение плана по поступлению денег, так и недобор. При желании можно для положительных и отрицательных отклонений задать разные цвета. Кликаем ОК.

Условное форматирование позволяет задавать практически любые условия и ограничения. Пожалуй, его единственный недостаток в том, что таких неравенств не может быть больше трех. К примеру, в отчете о состоянии дебиторки можно разными цветами покрасить должников в зависимости от суммы долга. Но разделить их можно не больше чем на три группы.

КСТАТИ. Задавать ограничения можно не только при помощи встроенных логических операторов (больше, не равно, больше или равно и т. д.), которые выбирают во втором поле, но и путем ввода формул. Например, чтобы выделить минимальное значение в столбце, нужно в открывшемся меню условное форматирование в первом поле выбрать из списка не значение, а формула. Соответственно в изменившемся правом поле ввести формулу: =B1=МИН($B$1:$B$40), где B1 первая ячейка с числовыми данными в столбце, МИН() функция определения минимального значения, а $B$1:$B$40 интервал ячеек, где будет определяться минимум. Внимание: адреса ячеек в формуле надо вводить латиницей, иначе не сработает.

Пример форматирования, которое позволит быстро выделить в таблице главное.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Сверьте вычеты в декларации по НДС за 2 квартал 2018 года

Сверьте вычеты в декларации по НДС за 2 квартал 2018 года Посмотрите, какие вычеты НДС ...

Услуги почтовой связи облагаются НДС

Услуги почтовой связи облагаются НДС Почтовые услуги не освобождаются от обложения налогом на добавленную стоимость. ...

Суд признал сделку с рентабельным контрагентом реальной

Суд признал сделку с рентабельным контрагентом реальной Если контрагент-продавец имеет высокую рентабельность, сдает отчетность и ...

Правила расчета отпускных после декрета и в праздники

Правила расчета отпускных после декрета и в праздники Важное в статье: Общие правила расчета отпускных ...

Срок банковской гарантии для возмещения НДС продлили на два месяца

Срок банковской гарантии для возмещения НДС продлили на два месяца Срок действия банковской гарантии должен ...

В первичных документах вместо подписи директора может стоять подпись главбуха

В первичных документах вместо подписи директора может стоять подпись главбуха Организация вправе взыскать долг с ...

Проверки деклараций по НДС будут проходить быстрее

Проверки деклараций по НДС будут проходить быстрее Налоговики сократили сроки проведения камеральных проверок деклараций, в ...

Минфин запретил вычет по сервисным услугам в поезде

Минфин запретил вычет по сервисным услугам в поезде Минфин в письме от 12.05.2017 № 3-03-06/1/28725 ...

С 1 октября счета-фактуры для импорта надо заполнять по-другому

С 1 октября счета-фактуры для импорта надо заполнять по-другому Номер таможенной декларации и ее регистрационный ...

Налоговики оштрафуют за непредставление пояснений по декларации

Налоговики оштрафуют за непредставление пояснений по декларации С 1 января 2018 года налогоплательщики несут штрафную ...

Взносы ИП за себя больше не привязаны к МРОТ

Взносы ИП за себя больше не привязаны к МРОТ С 2018 года взносы ИП за ...

С подарков работникам надо начислить НДС

С подарков работникам надо начислить НДС Минфин признал, что организация обязана заплатить НДС со стоимости ...

Москвичи теперь могут платить налоги через терминалы Сбербанка

Москвичи теперь могут платить налоги через терминалы Сбербанка Жители столицы получили возможность быстро, без очередей, ...

Еще можно использовать старые форматы для документов по НДС

Еще можно использовать старые форматы для документов по НДС Можно использовать старые форматы документов по ...

6-НДФЛ за полугодие 2018 года: примеры заполнения

6-НДФЛ за полугодие 2018 года: примеры заполнения При заполнении 6-НДФЛ за полугодие обратите внимание на ...

Новая форма декларации по НДС в 2018 году: бланк, изменения

Новая форма декларации по НДС в 2018 году С 12 марта 2018 года вступил в ...

Передача продукции для рекламы облагается НДС

Передача продукции для рекламы облагается НДС При безвозмездной передаче товаров в рекламных целях (дегустация образцов, ...

До 20 октября надо сдать журнал учета счетов-фактур за 3 квартал 2018 года

До 20 октября надо сдать журнал учета счетов-фактур за 3 квартал 2018 года Сдать журнал ...

При занижении НДС надо подать уточненную декларацию

При занижении НДС надо подать уточненную декларацию Компания должна подать уточненные декларации, а также заплатить ...

Налоги ИП на УСН в 2018 году

Налоги ИП на УСН в 2018 году Налоги ИП на УСН в 2018 году без ...

Три случая, когда безопаснее уточнить 6-НДФЛ

Три случая, когда безопаснее уточнить 6-НДФЛ Срок перечисления налога в 6-НДФЛ Инспекторы проверяют сроки перечисления ...

Новые контрольные соотношения для формы 6-НДФЛ

Новые контрольные соотношения для формы 6-НДФЛ Перед сдачей формы 6-НДФЛ в инспекцию стоит проверить, нет ...

Как отменить начисление пеней за неуплату НДФЛ

Как отменить начисление пеней за неуплату НДФЛ После выездной проверки налоговики не вправе начислять пени ...

6-НДФЛ нарастающим итогом

6-НДФЛ нарастающим итогом 6-НДФЛ за 3 квартал (9 месяецев) нарастающим итогом заполняется на основании данных, ...