Как быстро увидеть главное

Как быстро увидеть главное

В Excel есть инструмент, позволяющий в любом отчете быстро увидеть главное те статьи и цифры, которые требуют особого внимания.

Допустим, у нас есть отчет об исполнении бюджета доходов и расходов за прошедший месяц. В нем статьи доходов и расходов, запланированные значения, фактически достигнутые результаты и самое важное отклонение плана от факта в процентах. Предположим, в компании считается нормой отклонение в пределах 5 процентов. Нам надо быстро увидеть те статьи, где отклонение выше нормы.

Для этого нужно выделить столбец (или часть столбца, если, к примеру, интересуют только доходы), содержащий процент отклонения от плана. Затем выбрать в меню Формат подменю Условное форматирование. В открывшемся окне выбираем слева направо: в первом поле значение, во втором больше, в третье вводим с клавиатуры 5%.

Далее нужно определиться, как мы хотим выделить отклонения, превышающие пятипроцентный рубеж. Для этого на том же окне кликаем кнопку формат: в открывшемся меню можно будет выбрать размер и цвет шрифта или цвет фона ячейки и т. д. Обычно ограничиваются цветом шрифта.

Почти готово. Однако отклонение факта от плана может быть как положительным, так и отрицательным. Пока же Excel была дана команда выделять цветом только все превышения фактических значений над плановыми. Поэтому надо добавить еще одно условие. Для этого кликнуть кнопку А такжеgt;gt; и в дополнительно открывшихся окнах указать те же условия, что и раньше. Отличие будет только в том, что во втором поле мы введем вместо больше меньше, а в третьем предельное отклонение со знаком минус (5%). То есть если речь идет о доходах, Excel нам покажет как сверхнормативное перевыполнение плана по поступлению денег, так и недобор. При желании можно для положительных и отрицательных отклонений задать разные цвета. Кликаем ОК.

Условное форматирование позволяет задавать практически любые условия и ограничения. Пожалуй, его единственный недостаток в том, что таких неравенств не может быть больше трех. К примеру, в отчете о состоянии дебиторки можно разными цветами покрасить должников в зависимости от суммы долга. Но разделить их можно не больше чем на три группы.

КСТАТИ. Задавать ограничения можно не только при помощи встроенных логических операторов (больше, не равно, больше или равно и т. д.), которые выбирают во втором поле, но и путем ввода формул. Например, чтобы выделить минимальное значение в столбце, нужно в открывшемся меню условное форматирование в первом поле выбрать из списка не значение, а формула. Соответственно в изменившемся правом поле ввести формулу: =B1=МИН($B$1:$B$40), где B1 первая ячейка с числовыми данными в столбце, МИН() функция определения минимального значения, а $B$1:$B$40 интервал ячеек, где будет определяться минимум. Внимание: адреса ячеек в формуле надо вводить латиницей, иначе не сработает.

Пример форматирования, которое позволит быстро выделить в таблице главное.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Социальный кодекс Санкт-Петербурга 2018

Социальный кодекс Санкт-Петербурга 2018 Социальный кодекс Санкт-Петербурга описывает порядок и суммы предоставления региональных выплат семьям ...

Льготы для инвалидов по транспортному налогу

Льготы для инвалидов по транспортному налогу Льготы инвалидам по транспортному налогу в 2018 году – ...

Лицензия на оружие через Госуслуги: как получить разрешение и как продлить

Лицензия на оружие через Госуслуги: как получить разрешение и как продлить Согласно ФЗ №150, хранение ...

Семьи переселенцев в Костромской области получат пособия

Семьи переселенцев в Костромской области получат пособия Администрация Костромской области сообщает, что власти области для ...

Как зарегистрироваться на Госуслугах физическому лицу: пошаговая инструкция

Как зарегистрироваться на Госуслугах физическому лицу: пошаговая инструкция Чтобы пользоваться изобилием возможностей, которые предоставляет Единый ...

Как получить ИНН через госуслуги онлайн: пошаговая инструкция

Как получить ИНН через госуслуги онлайн: пошаговая инструкция Тратить время в очереди в налоговой, чтобы ...

Как записаться на экзамен в ГИБДД онлайн через Госуслуги

Как записаться на экзамен в ГИБДД онлайн через Госуслуги Возможность записаться на экзамен в ГИБДД ...

Как записаться к врачу через Госуслуги онлайн

Как записаться к врачу через Госуслуги онлайн Через портал «Госуслуги» запись к врачу можно осуществить ...

Показать содержимое по тегу: очередь

Электронная очередь в детский сад: как встать, проверить, поменять сад и другие вопросы Органы самоуправления ...

Компенсация за непредоставление детского сада в 2018 году

Компенсация за непредоставление детского сада в 2018 году О компенсации родителям за отсутствие места в ...

Программа переселения соотечественников 2018 : помощь беженцам Украины

Программа переселения соотечественников 2018 : помощь беженцам Украины Далеко не все граждане Украины имеют активную ...

Банкомат не выдал деньги но списал, что делать в такой ситуации

Банкомат не выдал деньги но списал, что делать в такой ситуации Банкомат не выдал деньги, ...

На кого зарегистрирована сим карта или номер мобильного

На кого зарегистрирована сим карта или номер мобильного И так, Вы приобрели сим-карту без паспорта ...

В детский сад только с 3 (трех) лет? Что делать

В детский сад только с 3 (трех) лет? Что делать. Безработица российским няням теперь не ...

Очередь в детский сад онлайн через Госуслуги: как посмотреть, как встать, ответы на вопросы

Очередь в детский сад онлайн через Госуслуги: как посмотреть, как встать, ответы на вопросы Дискуссии ...

Показать содержимое по тегу: очередь в детский сад

Очередь в детский сад онлайн через Госуслуги: как посмотреть, как встать, ответы на вопросы Дискуссии ...

Показать содержимое по тегу: таймменеджмент

. надцать способов экономить время и не простаивать в очереди Материал на стадии разработки На ...

Вопросы законодательства

Специальный раздел сайта рассматривает наиболее актуальные вопросы законодательства, не освещаемые в специализированных рубриках. Существует миллион ...

Показать содержимое по тегу: очередь онлайн

Очередь в детский сад онлайн через Госуслуги: как посмотреть, как встать, ответы на вопросы Дискуссии ...

Административный штраф: как узнать задолженность по фамилии

Административный штраф: как узнать задолженность по фамилии Если гражданин в силу собственной невнимательности получил административный ...

Покусала собака: ответственность хозяина

Покусала собака: ответственность хозяина Если покусала собака – ответственность хозяина предусмотрена, и она может быть ...

Правила рыболовства 2018 и штрафы за их нарушение

Правила рыболовства 2018 и штрафы за их нарушение Рыбакам, нарушающим правила рыболовства, грозят нешуточные штрафы; ...

Как написать жалобу в прокуратуру: образец и советы

Как написать жалобу в прокуратуру: образец и советы От гражданина требуется максимум внимания при составлении ...

Награда Почетный гражданин России: список, льготы и выплаты

Награда Почетный гражданин России: список, льготы и выплаты Почетный гражданин России – звание, которое подтверждает ...