Как быстро увидеть главное

Как быстро увидеть главное

В Excel есть инструмент, позволяющий в любом отчете быстро увидеть главное те статьи и цифры, которые требуют особого внимания.

Допустим, у нас есть отчет об исполнении бюджета доходов и расходов за прошедший месяц. В нем статьи доходов и расходов, запланированные значения, фактически достигнутые результаты и самое важное отклонение плана от факта в процентах. Предположим, в компании считается нормой отклонение в пределах 5 процентов. Нам надо быстро увидеть те статьи, где отклонение выше нормы.

Для этого нужно выделить столбец (или часть столбца, если, к примеру, интересуют только доходы), содержащий процент отклонения от плана. Затем выбрать в меню Формат подменю Условное форматирование. В открывшемся окне выбираем слева направо: в первом поле значение, во втором больше, в третье вводим с клавиатуры 5%.

Далее нужно определиться, как мы хотим выделить отклонения, превышающие пятипроцентный рубеж. Для этого на том же окне кликаем кнопку формат: в открывшемся меню можно будет выбрать размер и цвет шрифта или цвет фона ячейки и т. д. Обычно ограничиваются цветом шрифта.

Почти готово. Однако отклонение факта от плана может быть как положительным, так и отрицательным. Пока же Excel была дана команда выделять цветом только все превышения фактических значений над плановыми. Поэтому надо добавить еще одно условие. Для этого кликнуть кнопку А такжеgt;gt; и в дополнительно открывшихся окнах указать те же условия, что и раньше. Отличие будет только в том, что во втором поле мы введем вместо больше меньше, а в третьем предельное отклонение со знаком минус (5%). То есть если речь идет о доходах, Excel нам покажет как сверхнормативное перевыполнение плана по поступлению денег, так и недобор. При желании можно для положительных и отрицательных отклонений задать разные цвета. Кликаем ОК.

Условное форматирование позволяет задавать практически любые условия и ограничения. Пожалуй, его единственный недостаток в том, что таких неравенств не может быть больше трех. К примеру, в отчете о состоянии дебиторки можно разными цветами покрасить должников в зависимости от суммы долга. Но разделить их можно не больше чем на три группы.

КСТАТИ. Задавать ограничения можно не только при помощи встроенных логических операторов (больше, не равно, больше или равно и т. д.), которые выбирают во втором поле, но и путем ввода формул. Например, чтобы выделить минимальное значение в столбце, нужно в открывшемся меню условное форматирование в первом поле выбрать из списка не значение, а формула. Соответственно в изменившемся правом поле ввести формулу: =B1=МИН($B$1:$B$40), где B1 первая ячейка с числовыми данными в столбце, МИН() функция определения минимального значения, а $B$1:$B$40 интервал ячеек, где будет определяться минимум. Внимание: адреса ячеек в формуле надо вводить латиницей, иначе не сработает.

Пример форматирования, которое позволит быстро выделить в таблице главное.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Как поменять фамилию ребенку

Как поменять фамилию ребенку Необходимость выяснения вопроса, как поменять фамилию ребенку, может возникнуть по разным ...

Раздел имущества в гражданском браке: как осуществить

Раздел имущества в гражданском браке: как осуществить Возможен ли раздел имущества в гражданском браке? Каковы ...

Как выписать человека из квартиры: рассмотрим различные случаи

Как выписать человека из квартиры: рассмотрим различные случаи Российским юристам постоянно приходится давать консультации по ...

Как выписать человека из квартиры: рассмотрим различные случаи

Как выписать человека из квартиры: рассмотрим различные случаи Российским юристам постоянно приходится давать консультации по ...

Врачебная ошибка: куда обращаться и как доказать?

Врачебная ошибка: куда обращаться и как доказать? Неверный диагноз и неграмотный курс лечения, врачебная ошибка, ...

Договор займа между физическими лицами: как оформить, образец

Договор займа между физическими лицами: как оформить, образец Договор займа оформляется, если одно физическое или ...

Договор займа между физическими лицами: как оформить, образец

Договор займа между физическими лицами: как оформить, образец Договор займа оформляется, если одно физическое или ...

Договор займа между физическими лицами: как оформить, образец

Договор займа между физическими лицами: как оформить, образец Договор займа оформляется, если одно физическое или ...

Полномочия и функции исполнителя завещания

Полномочия и функции исполнителя завещания Исполнитель завещания, или душеприказчик, – тот, кто следит за исполнением ...

Полномочия и функции исполнителя завещания

Полномочия и функции исполнителя завещания Исполнитель завещания, или душеприказчик, – тот, кто следит за исполнением ...

Ребенок в гражданском браке: регистрация, отцовство и другие вопросы

Ребенок в гражданском браке: регистрация, отцовство и другие вопросы Когда рождается ребенок в гражданском браке, ...

Запрещено ли попрошайничество в России: что говорит закон

Запрещено ли попрошайничество в России: что говорит закон Российские юристы давно ведут яростные споры по ...

Запрещено ли попрошайничество в России: что говорит закон

Запрещено ли попрошайничество в России: что говорит закон Российские юристы давно ведут яростные споры по ...

Военные сборы: кто подлежит призыву, как проходят, чем грозит уклонение

Военные сборы: кто подлежит призыву, как проходят, чем грозит уклонение Глава РФ В. Путин подписал ...

Как вступить в наследство правильно?

Как вступить в наследство правильно? У человека, далёкого от юриспруденции, как правило, возникает масса вопросов ...

Как вступить в наследство правильно?

Как вступить в наследство правильно? У человека, далёкого от юриспруденции, как правило, возникает масса вопросов ...

Исправительные работы — как осужденные могут загладить вину?

Исправительные работы — как осужденные могут загладить вину? В каких случаях назначаются исправительные работы, в ...

О суррогатном материнстве в России: что говорит закон

О суррогатном материнстве в России: что говорит закон Как законодательство определяет суррогатное материнство в России ...

О суррогатном материнстве в России: что говорит закон

О суррогатном материнстве в России: что говорит закон Как законодательство определяет суррогатное материнство в России ...

Как сделать временную прописку: ответы на часто задаваемые вопросы

Как сделать временную прописку: ответы на часто задаваемые вопросы Как сделать временную прописку? На какой ...

Как сделать временную прописку: ответы на часто задаваемые вопросы

Как сделать временную прописку: ответы на часто задаваемые вопросы Как сделать временную прописку? На какой ...

Как сделать временную прописку: ответы на часто задаваемые вопросы

Как сделать временную прописку: ответы на часто задаваемые вопросы Как сделать временную прописку? На какой ...

Характеристики хулиганства и мера ответственности за него

Характеристики хулиганства и мера ответственности за него В современном мире хулиганство, к сожалению, всё реже ...

Характеристики хулиганства и мера ответственности за него

Характеристики хулиганства и мера ответственности за него В современном мире хулиганство, к сожалению, всё реже ...